Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt Auskunft über den Status des Abnehmers einer Lieferung bzw. einer sonstigen Leistung. Gibt der Kunde eine gültige USt-IdNr. an, zeigt dies, dass der Kunde im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet den Gegenstand der Lieferung der Umsatzbesteuerung (Erwerbsbesteuerung) zu unterwerfen hat bzw. bei einer sonstigen Leistung die Umsatzsteuerschuldnerschaft in dem anderen EU-Mitgliedstaat übernimmt. Eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers ist materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung des Umsatzes beim Leistenden. Darüber hinaus hat der Leistende die angegebene Nummer mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu prüfen.
Wer verwendet die USt-IdNr. gegenüber wem?
Grundsätzlich hat der Leistungsempfänger seine USt-ID zur Verwendung für den Umsatz bei seinem Geschäftspartner anzugeben. Vernünftigerweise wird er dies von sich aus, gleich bei der Beauftragung tun. Gibt er sie nicht an und vermutet man, der Kunde hat die Angabe vergessen, schadet es nicht, danach zu fragen. Es obliegt jedoch nicht dem Leistenden, die USt-IdNr. seines Kunden zu recherchieren und von sich aus zu verwenden.
Durch eigenmächtige Zuordnung einer USt-ID zu einem Kunden, die beispielsweise seiner Internetseite entnommen wurde, hat der Kunde seine Nummer nicht dem Leistenden gegenüber verwendet. Der Begriff „Verwendung“ einer USt-IdNr. setzt ein positives Tun des Leistungsempfängers, in der Regel bereits bei Vertragsabschluss, voraus. Durch eigenmächtige Angabe einer vom Kunden nicht in diesem Sinne verwendeter USt-IdNr. entstehen Risiken für den Leistenden welche tunlichst vermieden werden sollten.
Bezieht ein im Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer eine sonstige Leistung, die der Art nach unter § 3a Abs. 2 UStG fällt, für seinen unternehmerischen Bereich, muss er die ihm von dem EU-Mitgliedstaat, von dem aus er sein Unternehmen betreibt, erteilte USt-IdNr. für diesen Umsatz gegenüber seinem Auftragnehmer verwenden…
UStAE 3a.2.
… der Abnehmer […] hat gegenüber dem Unternehmer eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet.
§ 6a (1) 4. UStG (Auszug)
Wie kann die Prüfung der USt-Identifikationsnummer erfolgen?
Für die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden in einem anderen Mitgliedsaat der EU gibt der Unternehmer gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern seine eigene USt-IdNr. und die zu überprüfende, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. an. Hierzu kann das Internetformular des BZSt verwendet werden. Daneben ist eine Abfrage per E-Mail, Brief, telefonisch oder über eine Schnittstelle möglich. Teilweise stellen auch Programme diverser Hersteller innerhalb von Faktura-Lösungen entsprechende Abfragemöglichkeiten bereit.
Einfaches Bestätigungsverfahren
Das Bundeszentralamt für Steuern prüft, ob die angegeben USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist oder nicht und teilt das Ergebnis mit. Hierbei wird nicht ermittelt, ob die eingegebene Nummer an den Kunden vergeben wurde. Diese einfache Bestätigung muss zwingend vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden.
Qualifiziertes Bestätigungsverfahren
Der anfragende Unternehmer kann zusätzlich zu der zu überprüfenden USt-IdNr. auch den Firmennamen (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten auf Übereinstimmung prüfen.
Als Nachweise genügt der Bildschirmausdruck
Bei Anfragen über das Internet ist der Nachweis der durchgeführten qualifizierten Bestätigungsanfrage durch die Aufbewahrung des Ausdrucks oder die Übernahme des vom BZSt übermittelten Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format oder als Screenshot in das System des Unternehmens zu führen. Bei Einzelanfragen über das Kontaktformular, per E-Mail, Brief oder bei einer telefonischen Anfrage erfolgt die Antwort schriftlich.
Zu welchem Zeitpunkt sollte die Prüfung erfolgen?
Die USt-IdNr. des Kunden ist möglichst umgehend nach erstem Auftragseingang zu prüfen. So ist sichergestellt, dass die Kundendaten welche später zur Abrechnung mit dem Kunden verwendet werden auch bereits für eine Auftragsbestätigung gültig sind und nicht etwa auf Grundlage falscher Daten bestätigt oder sogar fakturiert wird. Eine spätere Prüfung, z. B. erst beim Erstellen der „Zusammenfassende Meldung“ (kurz: ZM) ist deutlich zu spät, obwohl die übermittelten Identifikationsnummern auch seitens des BZSt überprüft werden.
Die Angaben in der ZM werden in zwei Schritten vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) überprüft, wobei jeweils bei festgestellter Unrichtigkeit eine automatisierte Rückmeldung erfolgt.
1. Schritt der Prüfung beim BZSt auf Plausibilität
Zunächst wird nur auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit, also auf Plausibilität der übermittelten Nummern geprüft. Dabei wird lediglich festgestellt ob die Zeichfolge dem Schema der Nummernvergabe entspricht.
2. Schritt der Prüfung beim BZSt auf Zuteilung
In einem zweiten Schritt werden zu festen Terminen die plausiblen, ausländischen und ungültigen Nummern mit dem Datenbestand in den anderen Mitgliedstaaten abgeglichen. Jetzt erst wird geprüft, ob die Nummern einem Unternehmer tatsächlich zugeteilt wurden und ob sie im angegebenen Zeitraum auch gültig waren.
Die Prüfung durch das BZSt ersetzt nicht die Prüfung des Leistenden
Die Prüfung durch das BZSt kann erst nach Abgabe der ZM durch den Leistenden erfolgen, somit also zu einem Zeitpunkt da dieser eine vermeintliche Steuerbefreiung bereits bei der Berechnung des Entgelts an seinen Kunden berücksichtigte und folglich von diesem nicht kassierte. Für etwa doch vom Kunden einzubehaltene Steuern bleibt der Leistende Steuerschuldner gegenüber dem Finanzamt, soweit er nicht bezüglich der von ihm aufzuzeichnenden USt-IdNr. Vertrauensschutz (s. auch UStAE 6a.8.) genießt. Dieser setzt jedoch voraus, dass er die Unrichtigkeit der Angaben des Abnehmers auch bei Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte. War die Unrichtigkeit einer USt-IdNr. erkennbar und hat der Unternehmer dies nicht erkannt (z.B. weil das Bestätigungsverfahren nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt als dem des Umsatzes durchgeführt wird), genügt dies nicht der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns. Weitere Nachteile (ggf. Bußgelder nach § 26a UStG) sind nicht ausgeschlossen.
Folgen einer falschen USt-IdNr. in der Zusammenfassenden Meldung
Eine ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der ZM wird seitens des BZSt automatisiert zurück gemeldet und ist vom meldenden Unternehmer nach § 18a (10) innerhalb eines Monats zu berichtigen.
