Aus den Aufzeichnungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber nach Abschluss des Lohnkontos für jeden Arbeitnehmer der zuständigen Finanzbehörde bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln, sofern das Arbeitsverhältnis nicht schon vor Ablauf des Jahres beendet wurde und das Lohnkonto entsprechend früher abgeschlossen ist. Weiterhin hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster binnen angemessener Frist als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.
Ausnahmen von der Pflicht zum erstellen einer Lohnsteuerbescheinigung
Die Verpflichtung zum Erstellen der Bescheinigung gilt beispielsweise nicht für Arbeitnehmer, soweit sie Arbeitslohn bezogen haben, der nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal besteuert worden ist. Häufigster Fall sind hierbei geringfügig Beschäftigte, deren Lohn nach § 40a dem pauschalierten Lohnsteuerabzug unterworfen wurde. Gleiches gilt für kurzfristig Beschäftigte.
Mit einem Blick in den Arbeitsvertrag oder auf die Lohnabrechnungen lässt sich die Frage nach einer vermeintlich nicht zugegangenen Lohnsteuerbescheinigung in vielen Fällen leicht klären. Für die weitere Fälle, in denen eine Lohnsteuerbescheinigung nicht zu erfolgen hat, gibt die Personalabteilung, bzw. der mit der Lohnabrechnung beauftragte sicher gerne Auskunft.
Wann hat die Bescheinigung den Arbeitnehmer zu erreichen?
Zum Jahresende bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses verbleibt eine Frist von zwei Monaten, innerhalb derer die Bescheinigung vom Arbeitgeber an das Finanzamt zu übermitteln ist. Erst wenn die Übermittlung erfolgte kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung an den Arbeitnehmer ausgehändigt oder übermittelt werden, was „in angemessener Frist“ zu erfolgen hat. Es kann also auch sein, dass die Lohnsteuerbescheinigungen noch nicht an das Finanzamt zu übermitteln ist und eine Bescheinigung also noch nicht vorliegt, bzw. an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden konnte.
Die Lohnsteuerbescheinigung ist grundsätzlich bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres (28. bzw. 29. Februar) vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung elektronisch zu übermitteln. Die Lohnsteuerbescheinigung 2020 muss also bis zum 28.2.2021 übermittelt werden. Weil dies ein Sonntag ist, verschiebt sich die Übermittlungsfrist jedoch auf den nächstfolgenden Werktag, den 1. März 2021. Es darf also nicht verwundern, wenn die Lohnsteuerbescheinigung den Arbeitnehmer erst im März 2020 erreicht.
