Das Arbeitgeberkennzeichen beim Finanzamt und seine Tücken

Es kommt immer wieder vor, dass ein Mitarbeiter seitens des Arbeitgebers per ELStAM angemeldet wird, aber die Anmeldung nicht durch das Finanzamt bestätigt wird. Woran liegt das und wie geht man damit um?

  • Was ist das Arbeitgeberkennzeichen beim Finanzamt?
  • Wofür ist es wichtig, das Kennzeichen setzen zu lassen?
  • Wann und wodurch wird das Kennzeichen gesetzt?

Was ist das Arbeitgeberkennzeichen beim Finanzamt?

Das Arbeitgeberkennzeichen (auch als Arbeitgeber-Signal oder -Flag bezeichnet) ist eine Kennung die im Finanzamt zur Steuernummer des Arbeitgebers gesetzt wird. Dieses Kennzeichen hatte wohl ursprünglich eher die Funktion, dass das Finanzamt derartig gekennzeichnete Steuernummern darauf hin überprüfen kann, ob Lohnsteueranmeldungen zu erwarten sind und ob ggf. an die Abgabe zu erinnern ist.

Durch die Ausweitung der elektronischer Übermittlungsverfahren auch auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz: ELStAM) der Mitarbeiter – welche seit 2013 die Lohnsteuerkarte ersetzt – dient das Kennzeichen offenbar auch dazu, dem Arbeitgeber die Anmeldung seiner Mitarbeiter am ELStAM-Verfahren zu ermöglichen, was Voraussetzung für den vorschriftsmäßigen Abruf der ELStAM seiner Mitarbeiter ist.

Wofür ist es wichtig, das Kennzeichen setzen zu lassen?

Ohne das Arbeitgeberkennzeichen wird der Arbeitgeber nicht als solcher im ELStAM-Verfahren erkannt. Zwar kann der Arbeitgeber oder sein externer Lohnabrechner eine Anmeldung eines Mitarbeiters mittels ELSTER-Zerzifikat übermitteln, doch die Übermittlung bleibt ohne Bestätigung, da es den Arbeitgeber „elektronisch“ nicht gibt. Trotz abgesendeter Anmeldung eines Mitarbeiters am ELStAM-Verfahren erfolgt diese nicht und der Arbeitgeber kann weder die ELStAM des Mitarbeiters abrufen, noch erhält er die monatlichen Änderungslisten.

Wann und wodurch wird das Kennzeichen gesetzt?

Das Arbeitgeberkennzeichen kann – entgegen anderer Informationen im Internet – nur durch das Finanzamt für die betreffende Steuernummer gesetzt werden. Dies erfolgt in der Regel bei der Bearbeitung des Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, soweit sich daraus eine Lohnsteueranmeldung erwarten lässt.

Wurden beim Ausfüllen des Fragebogens keine Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer gemacht oder ergaben die Eintragungen, dass keine Lohnsteuer abzuführen ist, wird das Kennzeichen nicht gesetzt. Ebenso wird ein vorhandenes Kennzeichen gelöscht, wenn der Arbeitgeber mitteilt, dass keine Mitarbeiter mehr beschäftigt werden.

Um das Kennzeichen zu einem späteren Zeitpunkt (wieder) setzen zu lassen, ist dem Finanzamt die (erneute) Arbeitgebereigenschaft mitzuteilen. Erfahrungsgemäß genügt dazu ein Anruf beim Amt. Dagegen nimmt das Amt das Einreichen einer Einzugsermächtigung selbst dann nicht zum Anlass, das Kennzeichen zu prüfen und zu setzen, wenn das Lastschriftmandat sich ausdrücklich auf Lohnsteuer zur angegebenen Steuernummer bezieht.

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