Vielfach werden die Bezeichnungen „Bewirtungsrechnung“, „Restaurantrechnung“, „Speiserechnung“ und so fort, gleichgesetzt mit dem Begriff des Bewirtungsbelegs. Was umgangssprachlich belanglos erscheint, bereitet in der Buchhaltung immer wieder Schwierigkeiten. Eine Rechnung – wie auch immer man Sie bezeichnen mag – stellt keinen Bewirtungsbeleg dar, wie in der Buchhaltung jenes Schriftstück genannt wird, das die – in § 4 (5) Nr. 2 EStG geforderten – Angaben enthält.
Wenn eine Bewirtung in einer Gaststätte stattfindet, was die häufigste Form der Bewirtungen darstellt, dann erhält der Bewirtende in der Regel eine Rechnung vom Gastwirt. Diese Rechnung stellt für den Bewirtenden selbstverständlich einen Beleg seiner Aufwendungen dar. Es liegt nahe, diesen als Bewirtungrechnung oder eben als Bewirtungsbeleg zu bezeichen. Und damit beginnt das Verwirrspiel.
Eine Rechnung über Speisen und Getränke ist noch kein Bewirtungsbeleg
Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, hat der Steuerpflichtige schriftlich einige Angaben zu machen, verlangt das Gesetz. Da diese Angaben vom Steuerpflichtigen – hier also dem Bewirtenden – zu machen sind, kann die Rechnung des Gastwirts diese Pflicht nicht erfüllen. Sie ist ohne diese Aufzeichnungen nicht zum Abzug als Betriebsausgabe zugelassen und kann vom Buchhalter nicht als (abzugsfähiger) Bewirtungsaufwand gebucht werden.
Für die Buchführung stellen folglich jene schriftlichen Aufzeichungen des Bewirtenden den zum Betriebsausgabenabzug berechtigenden Beleg dar. Dafür sind von ihm aufzuzeichen:
- Ort
- Tag
- Teilnehmer
- Anlass der Bewirtung
- Höhe der Aufwendungen
Mit den verlangten Aufzeichungen des Bewirtenden ist dem Bewirtungsbeleg noch nicht genüge getan. Obendrein verlangt der Gesetzgeber, dass die Rechnung über die Bewirtung den Aufzeichnungen des Bewirtenden beizufügen ist. Jetzt erst, ist der Bewirtungsbeleg vollständig.
Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung, zumal die übrigen Angaben bereits durch die Rechnung belegt sind.
Auch das korrekte Beifügen der Rechnung ist geregelt
Zum Erstellen des Bewirtungsbelegs werden häufig Vordrucke verwendet, die es dem Bewirtenden erleichtern, die erforderlichen Angaben aufzuzeichnen und vor allem, keine der Angaben zu vergessen. Das „Beifügen“ der Rechnung geschieht dann i. d. R. dadurch, dass die Gaststättenrechnung auf der Rückseite aufgeklebt wird. Um die Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen zu gewährleisten wird die Rechnung, wenn diese etwa auf Thermopapier gedruckt ist, zweckmäßigerweise zuvor kopiert. Nun ist der Bewirtungsbeleg fertig und entspricht dem Einkommensteuergesetz wie auch den Einkommensteuer-Richtlinien.
Die schriftlichen Angaben können auf der Rechnung oder getrennt gemacht werden. Erfolgen die Angaben getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück über die Angaben und die Rechnung grundsätzlich zusammengefügt werden.
R 4.10 (8) Satz 5 bis 6 EStR 2012
Bei einer Buchführung mit digitalen Belegen ergeben sich weitere Möglichkeiten, aber auch Anforderungen. Davon lesen Sie in Kürze hier.
