Personalarbeit, Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung wachsen immer stärker zusammen. Durch die Nutzung moderner Technik und komplexer EDV- und IT-Strukturen verschmelzen die Arbeitsbereiche, was zu Kostensenkungen z. B. durch ersparte Mehrfacherfassung von Daten führen kann.
Zugleich wird häufig verkannt, dass die einzelnen Bereiche nicht ohne spezielles und fundiertes jeweiliges Fachwissen bearbeitet werden können. Der Versuch, diese Aufgaben – und sei es auch nur in Teilen – an vorhandene, fachfremde Mitarbeiter zu delegieren muss fehlschlagen, wenn dies nicht mit Expertenkenntnissen begleitet wird. Schon bei scheinbar überschaubaren Aufgaben, wie etwa dem Führen eines Kassenbuchs sind fachfremde Mitarbeiter überfordert. Zunehmende Vorgaben der Finanzverwaltung (z. B. GoBD-konformes Arbeiten, revisionssichere Buchhaltung und Belege, etc.) vereiteln, was früher noch gelang. Das Kassenbuch mal eben von der Sekretärin führen zu lassen oder die Stundenaufzeichnung der Mitarbeiter unkontrolliert auf diese zu übertragen, führt oft zu Problemen, die nicht selten erst nach Jahren zu Tage treten und kaum mehr zu korrigieren sind.
Lernen von den Profis
Selbst mancher Steuerberater scheut das Dickicht aus Vorgaben zu zeitgemäßen Arbeitsweisen wie z. B. dem Umgang mit digitalen Belege und IT-gestützten Arbeitsprozessen der Buchhaltung. Der Wunsch des Mandanten nach Umstellung auf eine modernere Arbeitsweise stößt daher auch schon mal auf Ablehnung. Will der Steuerberater Hilfestellung dazu geben, führt ihn dies unweigerlich in technische Bereiche von EDV und IT, da er zugleich die Anforderungen der revisionssicheren Verarbeitung im Blick halten muss. Ja, er kennt die entsprechenden Vorgaben; für die technischen Lösungen bedient er sich externer Fachkräfte.
Auch Lohnabrechnungen – in den Steuer-Kanzleien schon lange an spezialisierte Kräfte delegiert – können ohne diese kaum noch bearbeitet werden. Das notwendige Fachwissen um Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht wird stets umfangreicher und muss laufend aktualisiert werden. Die DSGVO trägt zusätzlich zur Verunsicherung bei, da im Bereich der Entgeltabrechnung mit den dort anfallenden sensiblen Daten besondere – nun auch noch datenschutzrechtliche – Vorgaben umzusetzen sind. So ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für manche Kanzlei teils nur noch ein notwendiges Übel um der Erwartung des Mandanten an umfassende Beratung nachzukommen. Dies gelingt zu tragfähigen Kosten nur mit eigenen oder externen Fachkräften.
Künstliche Intelligenz bleibt auf lange Sicht eine Utopie
Der Einsatz von „intelligenten“ Programmen, die es laut Werbeversprechen der Hersteller zum Kinderspiel machen sollen, die Buchhaltung oder gar Lohnabrechnung quasi Jedermann zu ermöglichen hat dabei in den letzten Jahren schon zu mancher Bruchlandung nicht nur bei Kleinbetrieben, sondern zunehmend auch bei mittelständischen und Start-up-Unternehmen geführt. Bereits seit Jahrzehnten wird die Ablösung von Steuerberatern durch scheinbar allwissende Computerprogramme prophezeit. Doch auch in den nächsten 10 Jahren wird dies nicht Realität werden. Software wird auch in der nächsten Dekade komplexe Zusammenhänge nicht erkennen. Ob beispielsweise ein Lohnbestandteil der Einkommensteuer-, Sozialversicherung oder Umlage zu unterwerfen ist, und wenn ja, in welchem Umfang, kann das Lohnprogramm nicht erkennen. Dazu ist zwingend die richtige Lohnart im Programm anzusprechen. Diese Entscheidung muss der Anwender – exakt wissend worum es sich handelt – dem Programm mitteilen. Kein derzeit auf dem Markt befindliches Programm kann eine Lohnabrechnung ohne zugehöriges Fachwissen des Anwenders mit einigen Klicks rechtssicher erstellen, auch wenn die Werbung es einem gerne vorgaukeln will. Vielmehr bedarf es zusätzlicher Schulungen der fachkundigen Mitarbeiter, um die Sachverhalte in der Software so einzugeben, damit diese korrekt abgebildet und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sowie gesetzliche Vorteile genutzt werden.
Kostensenken mit Spezialisten
Der notwendige Einsatz von Fachkräften stellt viele Unternehmer vor ein Kostenproblem. In den Bereichen der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Fachkräfte häufig nicht ausgelastet werden und auch in der Finanzbuchhaltung ist eine Vollzeitkraft selten rentabel. Aushilfskräfte hingegen stellen kaum eine Alternative dar, weil häufige Wechsel in den sensiblen Bereichen des Rechnungswesens unerwünscht sind und in Zeiten des Fachkräftemangels auch kaum zur Verfügung stehen.
Die einfachste Lösung ist zwar, die Arbeiten an den Steuerberater zu vergeben, dies hat aber zur Folge, dass die Buchhaltung aus dem Blickfeld gerät und schnelle Rückfragen erschwert sind. Und schließlich muss auch der Steuerberater die Kosten für den Fachangestellten nebst allgemeiner Kosten der Praxis auf den Mandanten umlegen. Wie sich die Kosten der Buchhaltung beim Kunden auswirken hängt also sehr von der Kostenstruktur der Steuerberatungskanzlei und den dort eingesetzten Fachkräften und Aufschlagssätzen ab.
Freie Lohnbuchhalter, Personalsachbearbeiter und Finanzbuchhalter sind hier eine interessante Alternative, derer sich auch Steuerberater bedienen. Durch flexiblen Einsatz, je nach betrieblichen Erfordernissen, stehen spezialisierte Fachkräfte zu planbaren Kosten zur Verfügung. Lohnnebenkosten und das Risiko von Ausfallkosten eines Angestellten entfallen, wie auch Aufschläge von zwischengeschalteten Geschäftspartnern, wie etwa Zeitarbeitsfirmen oder Personaldienstleister.
Vorteile voll ausschöpfen
Anders als der Steuerberater stehen freie Fachkräfte vor Ort zur Verfügung. Zwar ist beim Einsatz digitaler Belege und elektronischer Medien der Buchhalter im Haus nicht zwangsläufig nötig, es erleichtert jedoch der Geschäftsführung, Entscheidungen rasch zu treffen. Der Ansprechpartner im Haus ist sofort im Bilde und kann auftauchende Fragen beantworten und seinerseits Rückfragen direkt stellen. Persönliche Kommunikation spart Irrwege, seien es Fragen nach der passenden Anstellungsform eines Mitarbeiters oder der Verwertbarkeit eines bestimmten Beleges für die Buchhaltung.
Zur höchstmöglichen Kostenersparnis ist es wichtig, dass aus den Leistungen nur die jeweils benötigten ausgewählt werden können. Hier eignen sich modulare Leistungskomponenten. Für ein Rundum-Sorglos-Paket wiederum, benötigen Sie einen fachlich breit aufgestellten Partner.
