Korrekturausdrucke der Abrechnung werfen Fragen auf, besonders wenn keine Änderungen sichtbar sind. Was es mit diesen Korrekturen auf sich hat, lesen Sie hier.
In der Lohn- oder Gehaltsabrechnung werden Korrekturausdrucke zu vorherigen Monaten erstellt, wenn sich etwas ändert. Oft sind aber keine Änderung gegenüber der vorherigen Abrechnung zu erkennen. Die Mitarbeiter sind verunsichert. Der Arbeitgeber kann dazu keine nähere Auskunft geben, etwa weil die Abrechnungen von externen Dienstleistern erstellt werden.
Offensichtliche Korrekturen der Lohnabrechnung
Korrekturen der Lohnabrechnung ergeben sich immer dann wenn abrechnungsrelevante Daten sich geändert haben. Dies können beispielsweise die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sein. Diese müssen auch in der Lohnabrechnung des Mitarbeiters geändert werden , wenn sich herausstellt, dass im betreffenden Monat mehr oder weniger Stunden gearbeitet wurden als bisher berücksichtigt sind. Das ist einleuchtend.
Selbst scheinbar unwichtige Korrekturen, zum Beispiel Änderungen an der Anschrift des Mitarbeiters die für einen bereits abgerechneten Monat erfasst wurden führen zu solchen Korrektur-Abrechnungen, sei auch nur ein Buchstabe oder ein Zeichen hierbei geändert. Das ist auf den ersten Blick vielleicht übertrieben. Man kann es aber akzeptieren, solange man eine Änderung auf der Abrechnung auch erkennen kann. Dazu ist oft ein geduldiger Vergleich der Abrechnungen nötig.
Korrektur-Abrechnungen ohne feststellbare Änderungen
Es können sich aber auch Daten geändert haben, die sich auf die Abrechnungsbeträge in dem Ausdruck für den Mitarbeiter nicht auswirken und dort auch nirgendwo zu einem einzigen anderen Zeichen oder Buchstaben führen. Dies können etwa nachträglich erfasste Urlaubs- oder Krankheitstage sein. Selbst wenn die Abrechnung über das Urlaubskonto keine Daten enthält, die sich hätten darauf ändern können und die Abrechnung wegen der gesetzlichen Lohnfortzahlung im Krankheits-, bzw. Urlaubsfall in der Regel das gleiche Entgelt ausweist, als hätte er gearbeitet, ändern sich dabei jedoch die Abrechnungsgrundlagen und ggf. weitere Daten, welche im Lohnkonto zwingend aufzuzeichnen sind. Letztlich sind es Änderungen am Lohnkonto, die zu „korrigierten“ Abrechnungen führen, auch wenn diese im Einzelfall keine Änderungen im Ausdruck der Entgeltabrechnung des betreffenden Mitarbeiters ergeben.
Die Entgeltabrechnungen beinhalten teils unterschiedliche Daten aus dem Lohnkonto. So wird ein Gehaltsempfängern mit monatlichem Festgehalt auf seiner Abrechnung kaum die tatsächlichen Arbeitsstunden finden, der Lohnempfänger mit einer Stundenlohn-Abrechnung hingegen schon. Daraus ergibt sich, dass sich die Entgeltabrechnung je nach der individuellen Abrechnung des Mitarbeiters ändert oder auch nicht.
Den Lohn-Programmen mit denen die Ausdrucke der Abrechnungen entsprechend den Einträgen auf dem Lohnkonto erfolgen ist es damit kaum möglich, festzustellen, ob die geänderten Daten des Lohnkontos zu geänderten Daten auf der Abrechnung des Mitarbeiters führen. Um dem Mitarbeiter immer eine Abrechnung nach den aktuell gültigen Daten des Lohnkontos zu übergeben, stellen die geprüften Lohn-Programme daher bei jeder Änderung im Lohnkonto zum entsprechenden Abrechnungsmonat einen Korrausdruck zur Verfügung. Dies geschieht also auch bei Abrechnungen, deren Werte für den Mitarbeiter sich evtl. nicht geändert haben.
Korrekturausdrucke sind der Ausdruck korrekter Arbeit des Lohnabrechners
Es ist also ganz und gar nicht ungewöhnlich, das ein Mitarbeiter eine Korrekturabrechnung erhält, die aber keine darauf erkennbaren Änderungen beinhaltet. Selbst wenn gleich mehrere Monate korrigiert werden, zeugt dies nur von der Gewissenhaftigkeit des Abrechners, jede Korrektur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben so zu verarbeiten, dass diese auch für zurückliegende Monate erfasst, dokumentiert und dem Mitarbeiter gegenüber transparent mitgeteilt werden.
Was ist zu tun, wenn keine Änderung zu finden ist?
Wenn sich trotz genauem Vergleich der vorherigen Abrechnung mit der Korrektur kein Unterschied feststellen lässt und keine „verborgenen“ Ursachen für die Korrektur auszumachen sind, ist der Lohnabrechner der richtige Ansprechpartner für alle Fragen zur Abrechnung der Bezüge. Die Entgeltabrechnung ist stets komplizierter, umfangreicher und von ständigen gesetzlichen Änderungen beeinflusst, so dass eine dem Laien nachvollziehbare Abrechnung heute schon kaum noch möglich ist. Ein gut ausgebildeter Abrechner weiß, was er und sein Lohnprogramm tut und wird Fragen zu seiner Arbeit gerne beantworten.
