Überstunden richtig abrechnen

Überstunden die nicht mit Freizeit ausgeglichen werden müssen ausgezahlt werden. Wann müssen Überstunden abgerechnet werden? Was ist für die Entgeltabrechnung zu beachten? Dürfen Überstunden angesammelt werden und kann die Abrechnung vierteljährlich erfolgen?

Überstundenabgeltung ist laufendes Arbeitsentgelt

Entscheidend für die Überstundenabgeltung ist, dass die Mehrarbeit in einem bestimmten Monat angefallen ist. Demnach zählt das Entgelt für die Überstunden aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht zum laufenden Arbeitsentgelt des entsprechenden Monats. Aus dem laufenden Arbeitsentgelt sind die Beiträge zur Sozialversicherung zu berechnen und zu melden. Durch das zusätzliche Entgelt aus nicht ausgeglichenen Überstunden ergibt sich auch bei Gehaltsempfängern ein unterschiedlich hohes laufendes Arbeitsentgelt, aus dem die Beiträge monatlich berchnet werden müssen.

Keine Zusammenfassung mehrerer Monate

Auch wenn die Auszahlung von Überstunden aus mehreren Monaten zusammengefasst in einem Monat erfolgt, muss das Entgelt hieraus in den Monaten verbeitragt werden, in denen die Mehrarbeit geleistet wurde.

Beispiel:
Der Mitarbeiter hat in den Monaten März bis Mai insgesamt 30 Überstunden geleistet, die nicht mit Freizeit ausgeglichen werden konnten. Der Arbeitgeber zahlt die Überstunden im Juni aus. In der Entgeltabrechnung für Juni (Lohn- und Gehaltsabrechnung) darf die Überstundenabgeltung nicht in das laufende Entgelt einfließen und von dieser Summe die Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Stattdessen sind die für jeden Monat erbrachten Überstunden dem tatsächlichen Monat zuzuordnen und abzurechnen.

Monate rückwirkend neu berechnen

Wird die Mehrarbeitsvergütung für Überstunden aus mehreren Monaten gesammelt ausbezahlt, so müssen die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufgerollt werden. Die Überstunden müssen letztlich immer in dem Monat verbeitragt werden, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Eine Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist nicht zulässig.

Es ist zu beachten, dass auch die Lohn- bzw. Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag neu ausgerechnet wird. Die Neuberechnung der Sozialversicherungsbeiträge aufgrund der ausgezahlten Überstundenvergütungen wirkt sich auch auf das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in der gesetzlichen Krankenversicherung aus. Gleiches gilt bezüglich des bisher erzielten beitragspflichtigen Jahresarbeitsentgelts, das bei der Verbeitragung von Einmalzahlungen eine entscheidende Rolle spielt.

In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass die Aufzeichnung von Überstunden gesetzlich verpflichtend im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) niedergelegt ist. Daneben existieren weitergehende Aufzeichnungspflichten, beispielsweise in bestimmten Branchen und bei geringfügiger Beschäftigung.


§ 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer
Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

§ 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise
(1) […]
(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Arbeitszeitgesetz (Auszug)

Ausnahme bei stetig verschobener Abrechnung

Im Personalbüro, aber auch beim Steuerberater, bzw. externen Lohnabrechnern führt die Auszahlung von Überstunden für viel Arbeit. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise ein festes monatliches Gehalt, und leistet er in den einzelnen Monaten unterschiedlich viele Überstunden, so muss jeder Monat doppelt abgerechnet werden.

Die Einzugsstellen (gesetzliche Krankenkassen) und die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung beanstanden die Beitragsabrechnung nicht, wenn eine stetige Abrechnung der Überstunden im nächsten oder übernächsten Monat erfolgt, jedoch nur dann, wenn dies ausnahmslos, d. h. kontinuierlich im nächsten, bzw. übernächsten Monat nach dem Anfall der Überstunden erfolgt.

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