Ein Vergleich der eigenen Buchhaltung hilft nicht nur der Einschätzung des eigenen Betriebs und seiner Kennzahlen im Vergleich zu anderen. Da auch die Finanzverwaltung nach den Richtsätzen verprobt, lässt sich abschätzen, ob die eigenen Ergebnisse auffällig sind und genauer hinterfragt werden sollten.

Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben (Sachentnahmen) für das Kalenderjahr 2023 und das Kalenderjahr 2024 finden sich ebenfalls im Dokument.

Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben werden auf der Grundlage der vom Statistischen Bundesamt ermittelten Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke festgesetzt.

Sie beruhen auf Erfahrungswerten und bieten dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Sie entbinden ihn damit von der Aufzeichnung einer Vielzahl von Einzelentnahmen (§ 148 Satz 1 Abgabenordnung).

Diese Regelung dient der Vereinfachung und lässt keine Zu- und Abschläge zur Anpassung an die individuellen Verhältnisse (z. B. individuelle persönliche Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub) zu. Werden Betriebe jedoch nachweislich auf Grund einer landesrechtlichen Verordnung, einer kommunalen Allgemeinverfügung oder einer behördlichen Anweisung vollständig geschlossen, kann in diesen Fällen ein zeitanteiliger Ansatz der Pauschbeträge erfolgen.

Weitere Richtsatzsammlungen fragen Sie bitte bei Ihrem Berater an oder nutzen die Downloads des Bundesfinanzministerium zu den Richtsatzsammlungen aus Vorjahren.

Was bereits am am 26.01.2023 vom BMF als Entwurf veröffentlicht wurde ist nun in weiten Teilen in einem endgültigem BMF-Schreiben enthalten. Beide Schreiben stehen unten zum Download bereit.

Um welche Anlagen geht es?

Dem Nullsteuersatz unterliegen:

• Die Lieferung der Solarmodule, einschließlich der für den Betrieb notwendigen Komponenten sowie Speichern, die den erzeugten Strom speichern können, an den Betreiber einer Photovoltaikanlage
• Die Einfuhr,
• der innergemeinschaftliche Erwerb und
• die Installation.

Grundsätzlich gilt dies für alle Anlagen, wenn die Photovoltaikanlage auf oder in der Nähe von Privatwohnungen, Wohnungen sowie öffentlichen und anderen Gebäuden, die für dem Gemeinwohl dienende Tätigkeiten genutzt werden, installiert wird.

Diese Voraussetzungen gelten als erfüllt, wenn die installierte Bruttoleistung der
Photovoltaikanlage laut Marktstammdatenregister (MaStR) nicht mehr als 30 kW (peak)
beträgt oder betragen wird.

Warum ein Nullsteuersatz statt einer Umsatzsteuerbefreiung?

Der Nullsteuersatz unterscheidet sich von der Steuerbefreiung dadurch, dass bei dem Unternehmer zwar keine Umsatzsteuer entsteht, er aber für alle damit im Zusammenhang stehenden Eingangsleistungen den vollen Vorsteuerabzug beanspruchen kann.

Für die Buchhaltung bedeutet dies, dass diese Leistungen nicht als steuerfrei, sondern als mit Umsatzsteuer – wenn auch zu 0 % – zu buchen sind, um in den Umsatzsteuervoranmeldungen an entsprechender Position berücksichtigt zu werden. Im DATEV SKR 03 (04) sind dafür folgende Konten vorgesehen:

• Konto 8290 (4290) „Erlöse 0 % USt“
• Konto 1714 (3264) „erhaltene Anzahlungen 0%“
• Konto 8719 (4719) „sonstige Erlösschmälerungen 0%“
• Konto 8734 (4734) „Gewährte Skonti 0%“

Der Entwurf zum obigen BMF-Schreiben war am 26.01.2023 veröffentlicht worden und ist damit obsolet. Hier nur für Interessierte noch abrufbar.

Von besonderem Interesse in der Praxis ist die getroffene Nichtbeanstandungsregelung, wonach zwar die Abschreibung nach § 7 (1) Satz 4 EStG grundsätzlich gilt, es jedoch nicht beanstandet wird, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe erfolgen kann.

Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsguts vermindert sich für dieses Jahr der Absetzungsbetrag nach Satz 1 um jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat, der dem Monat der Anschaffung oder Herstellung vorangeht.

§ 7 (1) Satz 4 EStG

Durch die Nichtbeanstandungsregelung kann die AfA für die betroffenen Wirtschaftsgüter im Grunde der Abschreibung von GWG folgen und es wird praktisch die Sofortabschreibung ermöglicht.

Warum die betreffenden Wirtschaftsgüter nicht gleich in die GWG-Regelungen einbezogen wurden und statt dessen erst eine Sonder-Abschreibungsdauer von einem Jahr umgesetzt wurde, welche erst jetzt mit einer Nichtbeanstandungsregel wiederum umgestaltet wurde – um die eigentlich gewünschte Vereinfachung hin zur Sofortabschreibung wie bei geringfügigen Wirtschaftsgütern – umzusetzen, ist schleierhaft.

Die nach § 3 Nr. 11a EStG steuerfreien Leistungen, zum Beispiel der Corona-Beihilfe, bucht der Arbeitgeber auf das Konto:

 „freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ 4140 beim SKR 03 bzw. 6130 beim SKR 04.

Für die in unserem Beitrag Information zur Entgeltabrechnung (Corona-Update) genannte Lohnart 1007 ist das entsprechende FiBu-Konto zu hinterlegen.

Der Corona-Zuschuss ist als gewinnerhöhende Betriebseinnehme zu erfassen und ist der Steuer zu unterwerfen. Da hier aber kein Leistungstausch vorliegt ist darauf keine Umsatzsteuer abzuführen.

Hier eignet sich zum Beispiel das Konto “ Investitionszuschüsse (steuerpflichtig)“ welches im DATEV Kontenrahmen bereits enthalten und im SKR 03 als Konto 2743, bzw. im SKR 04 als Konto 4975 bereits richtig geschlüsselt ist. Somit kann man das Konto kopieren und unter entsprechender Bezeichnung verwenden.

Die geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stehen als PDF-Datei zum Download bereit.

Das BMF-Schreiben ist vom Server des BMF entfernt worden. Hier kann es abgerufen werden und Sie lesen über die Gründe, warum es zurückgenommen wurde und welche Neuregelungen nun nicht mehr gelten.

Über die Gründe, warum der Rückzieher erfolgte wird spekuliert, dass es in den Neuregelungen zu viele „Ungereimtheiten“ gab. Lediglich welche GoBD zur Zeit gelten findet sich als Antwort des BMF:

Maßgeblich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014, veröffentlich im Bundessteuerblatt (BStBl) I 2014 S. 1450. Da weiterer Abstimmungsbedarf mit den Bundesländern besteht, wurde die im Juli auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen veröffentlichte Folgeversion der GoBD wieder entfernt.

Quelle: haufe.de

Welche Erleichterungen der GoBD entfallen wieder?

Besonders in Bezug auf digitale Belege, waren Neuregelungen enthalten, die Erleichterungen und Klarheit bei der Erfassung und Speicherung, besonders auch für die Buchhaltung kleinerer Unternehmen und bei Einnahmeüberschuss-Rechnung (EÜR) brachten. Folgende Neuregelungen sind betroffen und wieder entfallen.

Belegerfassung mit dem Handy

Die Regelungen für die Digitalisierung von Belegen waren dahingehend angepasst, dass Belege, die in Papierform empfangen wurden, nicht nur gescannt, sondern auch mit anderen Geräten wie z.B. Smartphones bildlich erfasst, also abfotografiert werden konnten. (Rz. 130).

Belegerfassung auch im Ausland mit dem Smartphone

Eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) war auch im Ausland möglich, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).

Verbringen der Ursprungsbelege ins Ausland

Erfolgte im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a Abgabenordnung (AO) genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wurde es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht wurden. Die bildliche Erfassung hatte zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen (Rz. 136).

Vernichtung von Papierdokumenten

Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 durften Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. (Rz. 140).

Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen, (Rz. 135). Als Erleichterung war in den folgenden Fällen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Weitere Änderungen

Die Neufassung der GoBD berücksichtigte auch die Neuregelung des § 146 Abs.1 Satz 1 AO zur Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahme bei Unzumutbarkeit (z. B. Rz. 39).

Ebenso enthielt das BMF-Schreiben Neuerungen zur Erfassung von EC-Karten-Umsätzen (Rz. 55) und zur Aufbewahrung identischer Mehrstücke von Buchungsbelegen (Rz. 75).

Auch Cloud-Computing fand in den zurückgezogenen GoBD Berücksichtigung. Es war klargestellt, dass zum DV-System zugehörige Teile diesem zugehörig gelten, unabhängig davon, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.

Links zu den Quellen

Das BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (2019/0592405), veröffentlicht am 18. Juli 2019 ist auf der Seite des BMF nicht mehr abrufbar. Unter folgendem Link steht es zur Verfügung.

Durch die Rücknahme des obigen BMF-Schreibens gilt derzeit weiterhin das BMF-Schreiben vom 14. November 2014, IV A 4 – S 0316/13/10003 (2014/0353090).

Ein Stück Kuchen ist als „Backwaren“ mit 7 % zu versteuern. Im Straßenverkauf bleibt es dabei. Wird der Kuchen jedoch serviert, tritt die gastronomische Dienstleistung in den Vordergrund, welche mit 19 % zu versteuern ist.

Anders beim Kaffee, der nur dann mit 7 % zu versteuern ist, wenn er als Kaffeebohne (oder das gemahlene Pulver daraus) abgegeben wird. Durch die Zubereitung zu einer Tasse Kaffee oder einem Becher Kaffee tritt die Dienstleistung der Zubereitung derart in den Vordergrund, dass es hierbei unerheblich ist, ob die Zubereitung als weitere Dienstleistung im Gastraum serviert oder dem Kunden mitgegeben wird.

Enthält das zubereitete Kaffeegetränk jedoch zu 75 % Milch wie etwa beim Cappuccino, so kann der ermäßigte Steuersatz von 7 % zur Anwendung kommen. Hier ist – wie beim Kuchen – nur dann mit 19 % zu rechnen, wenn der Umsatz im Rahmen einer Restaurationsleistung, z. B. im Café, erfolgt.

Eine ausführliche Darstellung der Sachverhalte und gesetzlichen Regelungen besprechen Sie bitte mit Ihrem zuständigen Berater.

Zugleich wird häufig verkannt, dass die einzelnen Bereiche nicht ohne spezielles und fundiertes jeweiliges Fachwissen bearbeitet werden können. Der Versuch, diese Aufgaben – und sei es auch nur in Teilen – an vorhandene, fachfremde Mitarbeiter zu delegieren muss fehlschlagen, wenn dies nicht mit Expertenkenntnissen begleitet wird. Schon bei scheinbar überschaubaren Aufgaben, wie etwa dem Führen eines Kassenbuchs sind fachfremde Mitarbeiter überfordert. Zunehmende Vorgaben der Finanzverwaltung (z. B. GoBD-konformes Arbeiten, revisionssichere Buchhaltung und Belege, etc.) vereiteln, was früher noch gelang. Das Kassenbuch mal eben von der Sekretärin führen zu lassen oder die Stundenaufzeichnung der Mitarbeiter unkontrolliert auf diese zu übertragen, führt oft zu Problemen, die nicht selten erst nach Jahren zu Tage treten und kaum mehr zu korrigieren sind.

Lernen von den Profis

Selbst mancher Steuerberater scheut das Dickicht aus Vorgaben zu zeitgemäßen Arbeitsweisen wie z. B. dem Umgang mit digitalen Belege und IT-gestützten Arbeitsprozessen der Buchhaltung. Der Wunsch des Mandanten nach Umstellung auf eine modernere Arbeitsweise stößt daher auch schon mal auf Ablehnung. Will der Steuerberater Hilfestellung dazu geben, führt ihn dies unweigerlich in technische Bereiche von EDV und IT, da er zugleich die Anforderungen der revisionssicheren Verarbeitung im Blick halten muss. Ja, er kennt die entsprechenden Vorgaben; für die technischen Lösungen bedient er sich externer Fachkräfte.

Auch Lohnabrechnungen – in den Steuer-Kanzleien schon lange an spezialisierte Kräfte delegiert – können ohne diese kaum noch bearbeitet werden. Das notwendige Fachwissen um Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht wird stets umfangreicher und muss laufend aktualisiert werden. Die DSGVO trägt zusätzlich zur Verunsicherung bei, da im Bereich der Entgeltabrechnung mit den dort anfallenden sensiblen Daten besondere – nun auch noch datenschutzrechtliche – Vorgaben umzusetzen sind. So ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für manche Kanzlei teils nur noch ein notwendiges Übel um der Erwartung des Mandanten an umfassende Beratung nachzukommen. Dies gelingt zu tragfähigen Kosten nur mit eigenen oder externen Fachkräften.

Künstliche Intelligenz bleibt auf lange Sicht eine Utopie

Der Einsatz von „intelligenten“ Programmen, die es laut Werbeversprechen der Hersteller zum Kinderspiel machen sollen, die Buchhaltung oder gar Lohnabrechnung quasi Jedermann zu ermöglichen hat dabei in den letzten Jahren schon zu mancher Bruchlandung nicht nur bei Kleinbetrieben, sondern zunehmend auch bei mittelständischen und Start-up-Unternehmen geführt. Bereits seit Jahrzehnten wird die Ablösung von Steuerberatern durch scheinbar allwissende Computerprogramme prophezeit. Doch auch in den nächsten 10 Jahren wird dies nicht Realität werden. Software wird auch in der nächsten Dekade komplexe Zusammenhänge nicht erkennen. Ob beispielsweise ein Lohnbestandteil der Einkommensteuer-, Sozialversicherung oder Umlage zu unterwerfen ist, und wenn ja, in welchem Umfang, kann das Lohnprogramm nicht erkennen. Dazu ist zwingend die richtige Lohnart im Programm anzusprechen. Diese Entscheidung muss der Anwender – exakt wissend worum es sich handelt – dem Programm mitteilen. Kein derzeit auf dem Markt befindliches Programm kann eine Lohnabrechnung ohne zugehöriges Fachwissen des Anwenders mit einigen Klicks rechtssicher erstellen, auch wenn die Werbung es einem gerne vorgaukeln will. Vielmehr bedarf es zusätzlicher Schulungen der fachkundigen Mitarbeiter, um die Sachverhalte in der Software so einzugeben, damit diese korrekt abgebildet und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sowie gesetzliche Vorteile genutzt werden.

Kostensenken mit Spezialisten

Der notwendige Einsatz von Fachkräften stellt viele Unternehmer vor ein Kostenproblem. In den Bereichen der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Fachkräfte häufig nicht ausgelastet werden und auch in der Finanzbuchhaltung ist eine Vollzeitkraft selten rentabel. Aushilfskräfte hingegen stellen kaum eine Alternative dar, weil häufige Wechsel in den sensiblen Bereichen des Rechnungswesens unerwünscht sind und in Zeiten des Fachkräftemangels auch kaum zur Verfügung stehen.

Die einfachste Lösung ist zwar, die Arbeiten an den Steuerberater zu vergeben, dies hat aber zur Folge, dass die Buchhaltung aus dem Blickfeld gerät und schnelle Rückfragen erschwert sind. Und schließlich muss auch der Steuerberater die Kosten für den Fachangestellten nebst allgemeiner Kosten der Praxis auf den Mandanten umlegen. Wie sich die Kosten der Buchhaltung beim Kunden auswirken hängt also sehr von der Kostenstruktur der Steuerberatungskanzlei und den dort eingesetzten Fachkräften und Aufschlagssätzen ab.

Freie Lohnbuchhalter, Personalsachbearbeiter und Finanzbuchhalter sind hier eine interessante Alternative, derer sich auch Steuerberater bedienen. Durch flexiblen Einsatz, je nach betrieblichen Erfordernissen, stehen spezialisierte Fachkräfte zu planbaren Kosten zur Verfügung. Lohnnebenkosten und das Risiko von Ausfallkosten eines Angestellten entfallen, wie auch Aufschläge von zwischengeschalteten Geschäftspartnern, wie etwa Zeitarbeitsfirmen oder Personaldienstleister.

Vorteile voll ausschöpfen

Anders als der Steuerberater stehen freie Fachkräfte vor Ort zur Verfügung. Zwar ist beim Einsatz digitaler Belege und elektronischer Medien der Buchhalter im Haus nicht zwangsläufig nötig, es erleichtert jedoch der Geschäftsführung, Entscheidungen rasch zu treffen. Der Ansprechpartner im Haus ist sofort im Bilde und kann auftauchende Fragen beantworten und seinerseits Rückfragen direkt stellen. Persönliche Kommunikation spart Irrwege, seien es Fragen nach der passenden Anstellungsform eines Mitarbeiters oder der Verwertbarkeit eines bestimmten Beleges für die Buchhaltung.

Zur höchstmöglichen Kostenersparnis ist es wichtig, dass aus den Leistungen nur die jeweils benötigten ausgewählt werden können. Hier eignen sich modulare Leistungskomponenten. Für ein Rundum-Sorglos-Paket wiederum, benötigen Sie einen fachlich breit aufgestellten Partner.