Es fehlen der Checkliste immer noch wichtige Abfragen, um eine vollständig korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung vornehmen zu können. Sie bildet aber dennoch eine gute Grundlage dafür.

Gerade für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind weitere Angaben (z. B. zur Vereinbarung der Wochenarbeitszeit und der täglichen Arbeitszeiten) zu den Lohnunterlagen zu nehmen, welche teilweise nach dem neuen Nachweisgesetz dem Beschäftigten sogar schriftlich mitgeteilt werden müssen. Diese sind zweckmäßig in einem separaten Personalbogen abzufragen und zu dokumentieren. Unseren Mandanten stellen wir einen geeigneten Personalfragebogen gerne zur Verfügung.

Das neue Formular haben wir in unsere Sammlung Formulare aus dem Lohnbüro aufgenommen.

Die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer ist in § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 5 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 und 10 LStR geregelt. Ergänzend nimmt das neue BMF-Schreiben dazu Stellung und löst das BMF-Schreiben vom 4. April 2018 ab. Änderungen sind durch Fettschrift hervorgehoben, so dass der versierte Leser sich leicht hierauf konzentrieren kann.

• Was sind die wichtigsten Änderungen?
• Was sind die Geringfügigkeitsrichtlinien?
• Worauf ist bei der Einstellung noch zu achten?
• Der Volltext der Richtlinien zum Download

Was sind die wichtigsten Änderungen?

Seit der letzten Fassung der Geringfügigkeits-Richtlinien vom 21. November 2018 ergeben sich insbesondere folgende Änderungen:

• Erhöhung der Übungsleiter- und der Ehrenamtspauschale nach § 3 Nrn. 26 und 26a EStG von 2.400 Euro bzw. 720 Euro auf 3.000 Euro bzw. 840 Euro für die Zeit ab 1. Januar 2021 (Jahressteuergesetz 2020 vom 21. Dezember 2020, BGBl I S. 3096); vgl. B 2.2.1.6.
• Klarstellung im Zusammenhang mit der Wirkung des Verzichts auf die Rentenversicherungsfreiheit bzw. der Wirkung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Unterbrechung einer geringfügig entlohnten Beschäftigung wegen Bezugs einer Entgeltersatzleistung (vgl. B 2.2.3.1, B 2.2.3.2.1, B 2.2.3.3 und B 2.2.4.1).
• Berücksichtigung des BSG-Urteils vom 24. November 2020 (B 12 KR 34/19 R) zu den Zeitgrenzen bei einer kurzfristigen Beschäftigung von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen, wonach die Anwendung der jeweiligen Zeitgrenze nicht vom wöchentlichen Beschäftigungsumfang abhängt (vgl. B 2.3.1 und B 2.3.2).
• Klarstellung zur Ermittlung der Anzahl der Kalendertage für den Zeitraum einer kurzfristigen Beschäftigung, der nicht ausschließlich aus vollen Monaten, sondern auch aus Teilmonaten besteht (vgl. B 2.3.2).
• Aufnahme von Textfeldern zur Erläuterung der Berechnung der Kalendertage in den jeweiligen Beispielen mit Bezug zur kurzfristigen Beschäftigung (vgl. J).

Eine PDF-Datei der Richtlinien (160 Seiten) finden Sie unter diesem Artikel.

Was sind die Geringfügigkeitsrichtlinien?

Die Geringfügigkeits-Richtlinien informieren über das Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht bei geringfügigen Beschäftigungen und kurzfristigen Beschäftigungen. Sie geben eine Richtschnur zur versicherungsrechtlichen Beurteilung einer Beschäftigung die der Arbeitgeber durchführen muss. Um einen korrekten Umgang mit diesen besonderen Beschäftigungsformen und den Beiträgen sicherzustellen, ist eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung in aller Regel vor der Einstellung des Personals durchzuführen.

Worauf ist bei der Einstellung noch zu achten?

Um eine geringfügige oder kurzfristige Beschäftigung korrekt zu beurteilen sind einige Informationen vom Mitarbeiter zu erfragen. Hierfür hat sich die BDA-Checkliste bewährt, die in neuer Version (Stand Juni 2021) vorliegt. Die Checkliste für geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte stellen wir neben weiteren Formularen aus dem Lohnbüro auf unserer gleichnahmigen Seite bereit. Im einen Einstellungsprozess ist es von besonderer Bedeutung die nötigen Informationen vor der Ausfertigung des Arbeitsvertrages zusammenzutragen, um nicht Gefahr zu laufen, eine Beschäftigung zu vereinbaren, die ggf. nicht in gewünschter Weise abgerechnet werden kann.

Volltext der Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung (Geringfügigkeits-Richtlinien)

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Vorgang, der viele gesetzliche Vorgaben berücksichtigen muss. Jeder einzelne Sachverhalt in einer Abrechnung ist nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten, wie auch nach arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten exakt zu bewerten.

Die sich hieraus ergebenden Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bedingen, dass das Entgelt auf eine Vielzahl von Einzelpositionen aufzuteilen ist. Auf der jeweiligen Abrechnung wird dies teilweise durch unterschiedliche Lohnarten erreicht. Schon bei scheinbar einfacher Entgeltberechnung, zum Beispiel bei einem Gehaltsempfänger, führen weitere gewöhnliche Entgeltbestandteile (z. B. Vermögenswirksame Leistungen, Nacht-, Sonntags- und Feiertags-Zuschläge oder Überstundenabgeltung) zur Unübersichtlichkeit der Abrechnung für den Mitarbeiter und es ergeben sich Fragen nach deren Bedeutung, bzw. Auswirkung.

Wenn daneben auch ungewöhnliche oder gar vollkommen neue Entgeltbestandteile ins Spiel kommen, kann der Laie dies kaum nachvollziehen. Selbst wenn am Ende der erwartete Netto-Lohn steht, bleibt ein verständliches Unbehagen, solange die Positionen nicht klar sind.

Die folgenden Informationen sollen die Transparenz der Abrechnung erhöhen und dienen als erste Auskunft zu häufigen Fragen. Bleiben Fragen offen, stehen wir gerne für Auskünfte zur Verfügung.

Grundsätzliches zur Entgeltabrechnung

Was ist der Unterschied zwischen Entgelt, Lohn und Gehalt

Die Entgeltabrechnung hat viele Namen, die häufig synonym verwendet werden. Auch wenn es kaum mehr Unterschiede zwischen Lohnempfängern (Arbeiter) und Gehaltsempfängern (Angestellte) gibt, lassen sich zwei Berechnungsvarianten unterscheiden.

• Als Berechnungsgrundlage für den Lohn dienen grundsätzlich die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden des Mitarbeiters
• Das Gehalt ist ein monatlich gleichbleibender Betrag. Die Anzahl der Arbeitstage im Monat und Mehrarbeit (Überstunden) haben grundsätzlich keine Auswirkung auf das Entgelt.

In der Entgeltabrechnung wird häufig nach Lohn und Gehalt unterschieden, weil ihre Berechnung unterschiedlich erfolgt. Die Steuer- und Sozialversicherungs-Beträge, die auf das Gehalt oder den Lohn anfallen sind jedoch identisch. Es spielt also für die Abgabenlast keine Rolle ob ein Lohn oder ein Gehalt abgerechnet wird.

Kurzarbeit in Zeiten der Corona-Krise

Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld (kurz: KUG) sind strikt geregelte Maßnahmen deren Vorgaben schon seit Jahren gültig sind. Aus Anlass der Corona-Krise wurden spezielle Vorschriften erlassen, welche Erleichterungen beim Zugang zu den Leistungen für Unternehmen, sowie Verbesserungen der Leistungen für die Mitarbeiter bringen. Diese Neuerungen gelten zum Teil rückwirkend für die Krisenzeit und sind oft befristet, weshalb auch von Kriesen-KUG gesprochen wird. Auf jeden Fall sind die Regelungen kurzfristig entstanden und auch weiterhin laufenden Änderungen unterworfen, so dass selbst Fachleute nicht alle Regelungen kennen und offene Fragen zu deren Umsetzung haben. Hier können wir Hilfe anbieten.

Zugleich kommen die Programmierer der Abrechnungssoftware nicht hinterher, die neuen Vorgaben umzusetzen, wie auch die EDV-Abteilungen mit Programm-Updates kaum nachkommen. Korrekturen werden sich nicht vermeiden lassen, doch eine gute Nachricht gibt es: Unsere EDV und unsere Mitarbeiter sind bereits seit Jahren mit KUG-Abrechnungen vertraut.

Auch in der Corona-Krise bleiben wir für Sie am Ball. Unsere Radare laufen über sämtliche Kanäle auf Hochtouren. Professionelle Informationsquellen und Fachliteratur gehören dazu – ständige Fortbildung auch.

Lohnarten und Ihre Bedeutung in der Entgeltabrechnung

Die vorstehenden Zahlen sind die Lohnartenschlüssel, wie sie in unseren Abrechnungen erscheinen. Bei Abrechnungen durch andere Dienstleister können die Schlüssel und Bezeichnungen der Lohnarten abweichen.

1 Lohn

Der Betrag, der sich aus den abzurechnenden Stunden des Lohnzahlungszeitraumes ergibt. Er wird auch als Stundenlohn bezeichnet.

2 Gehalt

Der Betrag, der für den abzurechnenden Lohnzahlungszeitraum festgelegt ist. Das Gehalt wird auch als Fixum, bzw. Fix- oder Festgehalt bezeichnet.

914 Kurzarbeitergeld

Das Kurzarbeitergeld (kurz: KUG) ist im Prinzip eine Sonderform des Arbeitslosengeldes. Es wird dem Mitarbeiter vom Arbeitgeber für ausgefallene Stunden während der Kurzarbeit bezahlt und dem Arbeitgeber nachträglich vom Arbeitsamt erstattet. Für den Arbeitnehmer ist das KUG steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber hat hierfür jedoch Sozialversicherungsabgaben an die Krankenkassen zu leisten. Durch Neuregelungen in Zusammenhang mit Kurzarbeit wegen der Corona-Krise kann der Arbeitgeber die geleisteten SV-Beiträge vom Arbeitsamt erstattet bekommen.

Die Höhe des KUG beträgt grundsätzlich 60 % des Netto-Entgelts, bzw. 67 % des Netto-Entgelts bei mindestens einem Kind im Haushalt. Neuregelungen in Zusammenhang mit Kurzarbeit wegen der Corona-Krise sehen eine zeitlich gestaffelte Erhöhung des KUG vor: Ab dem vierten Monat 70/77 %, ab dem siebten Monat 80/87 %.

915 Fiktives Entgelt Kurzarbeit

Dieser Betrag gibt ein fiktives Entgelt an, welches zur Berechnung der SV-Abgaben aus dem KUG herangezogen wird, welche der Arbeitgeber abzuführen hat. Für den Mitarbeiter ist der Betrag unerheblich, da er weder zum Gesamtbrutto des Mitarbeiters zählt, noch Steuern oder Sozialabgaben daraus von ihm zu tragen sind. Dass dieses Fiktive Entgelt auf der Abrechnung erscheint liegt daran, dass der Betrag in der Lohnbuchhaltung benötigt wird und im Lohnkonto des Mitarbeiters aufzuzeichnen ist.

934 Aushilfslohn (Minijob)

Der Betrag, der sich aus den abzurechnenden Stunden des Lohnzahlungszeitraumes für eine geringfügige Beschäftigung ergibt. Er wird auch als Stundenlohn bezeichnet

972 Zuschuss zum Kurzarbeitergeld

Der Zuschuss, um den der Arbeitgeber das KUG aufstockt, soweit er nicht SV-Pflichtig ist. (Siehe folgende Lohnart)

973 Zuschuss zum Kurzarbeitergeld SV-pflichtig

Wenn der Zuschuss zusammen mit dem KUG, das fiktive Arbeitsentgelt (80 % der Differenz zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt) nicht übersteigt (§ 1 Abs. 1 Nr. 8 SvEV), ist er sozialversicherungsfrei. Wird ein höherer Zuschuss gezahlt, ist nur der übersteigende Betrag beitragspflichtig. Dieser Betrag ist in der Lohnart dargestellt.

978 Entgeltfortzahlung Feiertag in Höhe Kug

Die SV-Beiträge zu KV, PV, RV und AV sind in voller Höhe zunächst vom Arbeitgeber zu tragen und werden ab 01.03.2020 von der Bundesagentur für Arbeit erstattet.

1007 Beihilfe Corona

Eine Steuer- und SV-freie Beihilfe ist nach Neuregelungen bis zu 1500 € im Jahr möglich. Eine Eintragung auf der Lohnsteuerbescheinigung hat durch sie nicht zu erfolgen, dennoch ist sie im Lohnkonto des Mitarbeiters
(nach § 4 Absatz 2 Nummer 4 der LStDV) aufzuführen, so dass sie für den Lohnsteuer-Außenprüfer als solche erkennbar ist. Daher erscheint sie auch auf der Entgeltabrechnung.

Hinweis: Wie bucht der Arbeitgeber und auf welche Konten

9021 VWL 1 Zuschuss

Der Zuschuss des Arbeitgebers zu Vermögenswirksamen Leistungen, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer abführt.

Fragen zu Ihrer Abrechnung?

Bei der Vielfalt von Entgeltbestandteilen und Abrechnungsvarianten kann diese Kurz-Information nicht alle Fragen beantworten, die im Zusammenhang mit der Lohn-/Gehalt-Abrechnung entstehen können.

Gerne klären wir Ihrer Fragen und beraten auch zu Lohnoptimierung.

Rufen Sie uns einfach an oder Schreiben uns eine E-Mail mit Ihren Wünschen oder nutzen gleich unser Kontaktformular.

Die Inhalte der vorliegenden Information werden mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann keine Garantie für Aktualität und Vollständigkeit übernommen werden.                                 Stand: 11.05.2020

Überstundenabgeltung ist laufendes Arbeitsentgelt

Entscheidend für die Überstundenabgeltung ist, dass die Mehrarbeit in einem bestimmten Monat angefallen ist. Demnach zählt das Entgelt für die Überstunden aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht zum laufenden Arbeitsentgelt des entsprechenden Monats. Aus dem laufenden Arbeitsentgelt sind die Beiträge zur Sozialversicherung zu berechnen und zu melden. Durch das zusätzliche Entgelt aus nicht ausgeglichenen Überstunden ergibt sich auch bei Gehaltsempfängern ein unterschiedlich hohes laufendes Arbeitsentgelt, aus dem die Beiträge monatlich berchnet werden müssen.

Keine Zusammenfassung mehrerer Monate

Auch wenn die Auszahlung von Überstunden aus mehreren Monaten zusammengefasst in einem Monat erfolgt, muss das Entgelt hieraus in den Monaten verbeitragt werden, in denen die Mehrarbeit geleistet wurde.

Beispiel:
Der Mitarbeiter hat in den Monaten März bis Mai insgesamt 30 Überstunden geleistet, die nicht mit Freizeit ausgeglichen werden konnten. Der Arbeitgeber zahlt die Überstunden im Juni aus. In der Entgeltabrechnung für Juni (Lohn- und Gehaltsabrechnung) darf die Überstundenabgeltung nicht in das laufende Entgelt einfließen und von dieser Summe die Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Stattdessen sind die für jeden Monat erbrachten Überstunden dem tatsächlichen Monat zuzuordnen und abzurechnen.

Monate rückwirkend neu berechnen

Wird die Mehrarbeitsvergütung für Überstunden aus mehreren Monaten gesammelt ausbezahlt, so müssen die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufgerollt werden. Die Überstunden müssen letztlich immer in dem Monat verbeitragt werden, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Eine Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist nicht zulässig.

Es ist zu beachten, dass auch die Lohn- bzw. Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag neu ausgerechnet wird. Die Neuberechnung der Sozialversicherungsbeiträge aufgrund der ausgezahlten Überstundenvergütungen wirkt sich auch auf das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in der gesetzlichen Krankenversicherung aus. Gleiches gilt bezüglich des bisher erzielten beitragspflichtigen Jahresarbeitsentgelts, das bei der Verbeitragung von Einmalzahlungen eine entscheidende Rolle spielt.

In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass die Aufzeichnung von Überstunden gesetzlich verpflichtend im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) niedergelegt ist. Daneben existieren weitergehende Aufzeichnungspflichten, beispielsweise in bestimmten Branchen und bei geringfügiger Beschäftigung.

§ 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer
Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

§ 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise
(1) […]
(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Arbeitszeitgesetz (Auszug)

Ausnahme bei stetig verschobener Abrechnung

Im Personalbüro, aber auch beim Steuerberater, bzw. externen Lohnabrechnern führt die Auszahlung von Überstunden für viel Arbeit. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise ein festes monatliches Gehalt, und leistet er in den einzelnen Monaten unterschiedlich viele Überstunden, so muss jeder Monat doppelt abgerechnet werden.

Die Einzugsstellen (gesetzliche Krankenkassen) und die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung beanstanden die Beitragsabrechnung nicht, wenn eine stetige Abrechnung der Überstunden im nächsten oder übernächsten Monat erfolgt, jedoch nur dann, wenn dies ausnahmslos, d. h. kontinuierlich im nächsten, bzw. übernächsten Monat nach dem Anfall der Überstunden erfolgt.

Bei der Umsetzung der Nettolohnoptimierung ist es hilfreich, zunächst einmal einen „Warenkorb“ für die Mitarbeiter zu packen, aus dem sich jeder Arbeitnehmer seine persönliche Nettolohnoptimierung heraussuchen kann, da jeder Mitarbeiter seine eigene Vorstellung von attraktiven Angeboten hat.

Für eine verminderte Einkommensteuerbelastung steht außer Frage, dass diese im Interesse des Mitarbeiters ist, da er die Einkommensteuer ohnehin selbst zu tragen hat und ihm durch die Minderung der Steuer keine anderen Leistungen entgehen.

Wie wirken eingesparte Sozialversicherungsbeiträge?

Bei eingesparten Beiträgen zur Sozialversicherung kann es anders aussehen als bei ersparter Einkommensteuer. Zum einen wird der Nettolohn des Arbeitnehmers nur um 50% der ersparten Beiträge steigen, sofern nicht der Arbeitgeber die selbst ersparten Beitragsanteile dem Mitarbeiter zurechnet. Doch selbst dann bleibt beispielsweise zu beachten, dass der Mitarbeiter auf Grund geringerer Sozialversicherungsbeiträge auch verminderte Renteneinzahlungen leistet, welche zu einer geringeren Rente führen werden. Je nach Absicherungssituation eines Mitarbeiters kann es für Ihn wichtiger sein, seine Rente „aufzubessern“ oder aber, unter Inkaufnahme einer geringeren Rente, seinen aktuellen Netto-Lohn aufzubessern.

Nettolohnoptimierung auch aus Sicht des Mitarbeiters

Die verschiedenen Möglichkeiten Steuern und Abgaben zu sparen gehen häufig damit einher, dass Teile des Lohns in besonderer Form (z. B. Sach- statt Bar-Leistungen) oder als Aufwandsersatz für bestimmte Aufwendungen erfolgen. Ob diese tatsächlich vorteilhaft für den Mitarbeiter sind hängt unter anderem davon ab, ob die Sachleistungen für ihn verwertbar sind, bzw. ob entsprechender Aufwand überhaupt entsteht. Daneben ist – wie oben angesprochen – die individuelle Situation des Mitarbeiters zu berücksichtigen, besonders in Hinsicht auf seine Altersabsicherung.

Welche Voraussetzungen zur wirksamen Optimierung des Nettolohns muss die Personalabteilung beachten?

Die Nutzung der verschiedenen Instrumente ist durchweg an komplexe Regelungen zur Durchführung und Dokumentation gebunden. Teilweise ist eine Gehaltsumwandlung möglich. Vielfach wird jedoch gefordert, dass die steueroptimierte Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. Das bedeutet, dass ein bestehender Gehaltsanspruch nicht reduziert werden darf.

Generell gilt für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung, dass die genauen Rahmenbedingungen vertraglich festgelegt werden, um eine einheitliche Auffassung der einzelnen Bestandteile zu gewährleisten. Des Weiteren ist es durchaus sinnvoll, die gewünschten Ansätze mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzustimmen, um später ein böses Erwachen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Neben einer betriebsindividuellen Konzeption des Vergütungssystems, der Abstimmung der Ziele des Arbeitgebers mit denen seiner Arbeitnehmer, der Vorstellung und Auswahl passender Optimierungs-Instrumente in Mitarbeitergesprächen und der Umsetzung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind rechtlich sichere Vereinbarungen zu treffen. Eine individuelle Beratung kann nachfolgende Übersicht nicht ersetzen. Das Merkblatt soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Übersicht der häufigsten Instrumente der Lohnoptimierung (2019)

Die Hinweise unter den aufgelisteten Maßnahmen dienen der Erkenntnis, ob die jeweilige Maßnahme möglicherweise zur Anwendung kommen könnte. Sie ersetzt nicht die Prüfung ob, bzw. wie die hieran geknüpften Bedingungen im Einzelfall eingehalten sind, bzw. erfüllt werden können. Dies muss einer individuellen Beratung vorbehalten bleiben, die die vorliegenden Gegebenheiten im Detail berücksichtigt.

Betriebliche Altersvorsorge

Beiträge des Arbeitgebers aus dem ersten Dienstverhältnis zum Aufbau einer betrieblichen Altersvorsorge (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds)

Sachbezug

Sachbezüge, also Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge), sind steuerfrei, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Hierzu zählen zum Beispiel Tank-, Frisör- und Warengutscheine, jedoch nicht mehr das Jobticket.

Aufmerksamkeiten

Dies sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60,00 € brutto, die dem Arbeitnehmer aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag, Jubiläum) zugewendet werden.

Fahrtkostenersatz und Job-Ticket

Für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe der Werbungskosten (§ 9 (1) Nr. 4 EStG) kommt eine vergünstigte Erstattung in Frage, welche je nach Umständen steuerfrei, pauschal Versteuert oder steuerpflichtig erfolgen kann. Das Jobticket ist ab 2019 steuerfrei ohne dass die 44-Euro-Grenze für Sachbezüge siehe oben) davon berührt wird.

Telekommunikationsgeräte und Internet

Die Privatnutzung betrieblicher DV- und TK-Geräte nebst Zubehör (inkl. System- und Anwendungsprogrammen, die der AG auch in seinem Betrieb einsetzt) ist steuerfrei. Auch, die im Zusammenhang damit erbrachten Dienstleistungen sind steuerfrei.

Übereignung von DV-Geräten und Internet, sowie Zuschuss zur Internetnutzung

Derartige Leistungen können pauschal mit 25 % versteuert erfolgen.

Kindergartenzuschuss und Kinderbetreuung

Zusätzliche Arbeitgeberleistungen zur Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder des Arbeitnehmers im Kindergarten oder vergleichbaren Einrichtungen sind steuerfrei. Ebenso kurzfristige Betreuung bei Behinderung oder bis zum 14. Lebensjahr des Kindes aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen.

Erholungsbeihilfe

Zur Förderung und zum Erhalt der Gesundheit kann Arbeitnehmern eine Erholungsbeihilfe gewährt werden Je nach Fall kann diese mit 25 % pauschal versteuert werden, was zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit auslöst, wenn sie folgende Grenzen nicht übersteigt und in zeitlichem Zusammenhang mit dem vom Arbeitnehmer genommenen Urlaub, d.h. drei Monate vor oder nach dem genommenen Urlaub, steht: 156 € pro Jahr für den Arbeitnehmer, 104 € pro Jahr für den Ehepartner, 52 € pro Jahr pro Kind. Bei Kuren oder Berufskrankheit können steuerfreie Beihilfen möglich sein.

Gesundheitsförderung

Zur Gesundheitsförderung können bis zu 500 € pro Kalenderjahr steuerfrei übernommen werden. Die Leistungen müssen hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen. (Krankenkassen-Zertifikat)

Fahrrad/E-Bike/Elektroauto

Steuerfrei ist die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug (unter 25 km/h) ist, welches ab 2019 angeschafft wird. Für gleiche Räder über 25 km/h gilt die 1%-Regelung mit 50% der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis), wie auch bei Elektroautos.

Verpflegungsmehraufwand

Die Erstattungen für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand bei beruflich veranlasster Abwesenheit ist steuerfrei. Die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten können ohne Begrenzung vom Arbeitgeber ersetzt werden. Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten die bekannten Pauschalen. Sollten die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt werden, verbleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung. Einzige Ausnahme: Übernachtungspauschalen können zwar vom Arbeitgeber gezahlt werden, nicht jedoch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Zuschläge für Sonntag-, Feiertag- und Nachtarbeit

Diese „SFN-Zuschläge“ sind steuerfrei soweit sie die Zuschlagssätze des § 3b EStG nicht überschreiten. Vereinfacht: Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 %, an einigen Tagen 150 %.

Doppelte Haushaltsführung

Kosten einer Zweitwohnung am Beschäftigungsort oder in dessen Nähe können, wenn sie beruflich bedingt sind und daneben ein eigener Hausstand besteht, steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Der Werbekostenabzug des Arbeitnehmers entfällt dabei.

Unterkunft und Wohnung

Je nachdem, ob eine Wohnung oder eine Unterkunft an den Arbeitnehmer unentgeltliche oder verbilligt überlassen wird, kann dies ggf. mit günstigen Sachbezugswerten berücksichtigt werden.

Ausnutzen des Rabattfreibetrags für Arbeitgeberprodukte

Mitarbeiterrabatte auf Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber herstellt, vertreibt oder erbringt, sind steuerlich durch einen Bewertungsabschlag von 4 %, sowie einem Rabattfreibetrag von 1.080 € begünstigt.

Restaurantschecks

Restaurant- oder Menüschecks und -gutscheine, wie auch Essensmarken, stellen einen Barzuschuss dar, der grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Die Lohnsteuer kann ggf. pauschaliert (25%) werden, worauf hin auch die Sozialversicherungspflicht entfällt. Hieran sind umfangreiche Bedingungen geknüpft.

Fortbildungskosten

Kosten für Fortbildung können, wenn sie das betriebliche Interesse betreffen, steuer- und sozialversicherungsfrei übernommen werden. An Zuschüssen zu Fortbildungen welche der Arbeitnehmer selbst beauftragt sind zusätzliche Bedingungen geknüpft.

Elektromobilität

Das kostenfreie Aufladen des Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs im Betrieb des Arbeitgebers ist steuerfrei. Ebenso können betriebliche Ladevorrichtungen an Beschäftigte überlassen werden, ohne dass dieser Vorteil versteuert werden muss. Übereignet der Arbeitgeber Ladevorrichtungen für die Nutzung außerhalb des Betriebes oder leistet Zuschüsse für den Erwerb und Nutzung von Ladevorrichtungen, kann dieser geldwerte Vorteil pauschal mit 25 % versteuert werden.

In der monatlichen Abrechnung führen Prämien, Boni und sonstige Einmalzahlungen oft für Verwirrung und dies bei Gehalt- und Lohnabrechnungen gleichermaßen. Zwar werden Einmalzahlungen von den Lohnabrechnungsprogrammen in der Regel korrekt berücksichtigt, doch die Frage nach den Hintergründen unterschiedlicher Nettoauszahlungen erzeugt auch bei manchem Lohnabrechner zuerst nur Achselzucken.

Am Beispiel eines Bonus für einen Gehaltsempfänger wird schnell deutlich, welche Auswirkungen dies auf die Nettoauszahlung hat. Zuvor muss jedoch entschieden werden, ob es sich bei dem Bonus um einen sonstigen Bezug oder doch um laufenden Arbeitslohn handelt, da auf diese beiden Entgeltbestandteile unterschiedliche Steuerberechnungen angewendet werden. Die Unterschiede von laufendem Arbeitslohn nach § 39b (2) EStG und sonstigen Bezügen nach § 39b (3) EStG wird in den Lohnsteuer-Richtlinien konkretisiert:

LStR R 39b.2:
(1) Laufender Arbeitslohn ist der Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer regelmäßig fortlaufend zufließt, insbesondere:
1. Monatsgehälter,
2. Wochen- und Tagelöhne,
3. Mehrarbeitsvergütungen,
4. Zuschläge und Zulagen,
5. geldwerte Vorteile aus der ständigen Überlassung von Dienstwagen zur privaten Nutzung,
6. Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich diese ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden,
7. Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres, der innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zufließt.

Es kommt bei der Beurteilung also nicht darauf an, ob der Betrag Schwankungen unterliegt, sondern ob er regelmäßig fortlaufend zufließt. Eine Umsatzprovision, gehört zum laufenden Arbeitslohn, selbst wenn sie nicht in jedem Monat (z. B. mangels Ziel-Erreichung) zum tragen kommt.

(2)  Ein sonstiger Bezug ist der Arbeitslohn, der nicht als laufender Arbeitslohn gezahlt wird. Zu den sonstigen Bezügen gehören insbesondere einmalige Arbeitslohnzahlungen, die neben dem laufenden Arbeitslohn gezahlt werden, z. B.
1. dreizehnte und vierzehnte Monatsgehälter,
2. einmalige Abfindungen und Entschädigungen,
3. Gratifikationen und Tantiemen, die nicht fortlaufend gezahlt werden,
4. Jubiläumszuwendungen,
5. Urlaubsgelder, die nicht fortlaufend gezahlt werden, und Entschädigungen zur Abgeltung nicht genommenen Urlaubs,
6. Vergütungen für Erfindungen,
7. Weihnachtszuwendungen,
8. Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich der Gesamtbetrag oder ein Teilbetrag der Nachzahlung oder Vorauszahlung auf Lohnzahlungszeiträume bezieht, die in einem anderen Jahr als dem der Zahlung enden , oder , wenn Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres später als drei Wochen nach Ablauf dieses Jahres zufließt ,
9. Ausgleichszahlungen für die in der Arbeitsphase erbrachten Vorleistungen auf Grund eines Altersteilzeitverhältnisses im Blockmodell, das vor Ablauf der vereinbarten Zeit beendet wird,
10. Zahlungen innerhalb eines Kalenderjahres als viertel- oder halbjährliche Teilbeträge.

Gegenüber dem laufenden Arbeitslohn ist der sonstige Bezug dadurch gekennzeichnet, dass er nicht laufend gezahlt wird, was beispielsweise auf einen einmaligen Bonus zutrifft, der (etwa wegen einer erreichten Gewinnmarke des Unternehmens) gewährt wird. Selbst wenn der Bonus mehrfach zur Auszahlung kommt, kann er einen sonstigen Bezug darstellen, solange er nicht fortlaufend gezahlt wird.

Hieraus ergibt sich dann auch die mögliche Situation, dass ein Bonus gleicher Höhe zusammen mit einem gleich hohen Monatsgehalt in zwei Abrechnungen zu jeweils unterschiedlichen Nettoauszahlungen führt.

Wie kommt es dazu?

Für die Lohnsteuer eines laufenden Arbeitsentgelts (z.B. Monatsgehalt) wird dieses zur Berechnung des Steuerabzugs in ein Jahresgehalt umgerechnet, also mit 12 (Monaten) multipliziert und die hieraus fällige Steuer durch 12 (Monate) geteilt. Der sich ergebende Steueranteil führt so zu einer Jahres-Steuersumme die bei gleichem Gehalt in den einzelnen Monaten genau dem entspricht, was an Jahressteuer zu zahlen wäre.

Würde eine Einmalzahlung ebenso der Steuer unterworfen, wäre sie im Auszahlungsmonat so belastet, als käme die Einmalzahlung jeden Monat zur Auszahlung, was zu einem zu hohen Steuerabzug führen würde.

Die Lohnsteuerberechnung des sonstigen Bezugs erfolgt daher unter Berücksichtigung des bisherigen laufenden Arbeitsentgelts, aus welchem eine Jahressumme hochgerechnet wird, zu der nun die bisherigen sonstigen Bezüge des Jahres addiert werden. Und genau hierbei ergibt sich für einen zweiten und weitere Boni, dass die Jahressumme jeweils um bereits erhaltene Boni steigt und zu höheren Abzügen am Bonus führt.

Die vollständige Berechnung der Steuer für sonstige Bezüge ist hier nicht dargestellt (Siehe hier), wie auch auf sozialversicherungsrechtliche Aspekte nicht weiter eingegangen wird. Die Frage nach den unerklährlich abnehmenden Netto-Auszahlungsbeträgen können Sie nun jedoch kompetent beantworten.