Ein Vergleich der eigenen Buchhaltung hilft nicht nur der Einschätzung des eigenen Betriebs und seiner Kennzahlen im Vergleich zu anderen. Da auch die Finanzverwaltung nach den Richtsätzen verprobt, lässt sich abschätzen, ob die eigenen Ergebnisse auffällig sind und genauer hinterfragt werden sollten.

Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben (Sachentnahmen) für das Kalenderjahr 2023 und das Kalenderjahr 2024 finden sich ebenfalls im Dokument.

Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben werden auf der Grundlage der vom Statistischen Bundesamt ermittelten Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke festgesetzt.

Sie beruhen auf Erfahrungswerten und bieten dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Sie entbinden ihn damit von der Aufzeichnung einer Vielzahl von Einzelentnahmen (§ 148 Satz 1 Abgabenordnung).

Diese Regelung dient der Vereinfachung und lässt keine Zu- und Abschläge zur Anpassung an die individuellen Verhältnisse (z. B. individuelle persönliche Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub) zu. Werden Betriebe jedoch nachweislich auf Grund einer landesrechtlichen Verordnung, einer kommunalen Allgemeinverfügung oder einer behördlichen Anweisung vollständig geschlossen, kann in diesen Fällen ein zeitanteiliger Ansatz der Pauschbeträge erfolgen.

Weitere Richtsatzsammlungen fragen Sie bitte bei Ihrem Berater an oder nutzen die Downloads des Bundesfinanzministerium zu den Richtsatzsammlungen aus Vorjahren.

Es fehlen der Checkliste immer noch wichtige Abfragen, um eine vollständig korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung vornehmen zu können. Sie bildet aber dennoch eine gute Grundlage dafür.

Gerade für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind weitere Angaben (z. B. zur Vereinbarung der Wochenarbeitszeit und der täglichen Arbeitszeiten) zu den Lohnunterlagen zu nehmen, welche teilweise nach dem neuen Nachweisgesetz dem Beschäftigten sogar schriftlich mitgeteilt werden müssen. Diese sind zweckmäßig in einem separaten Personalbogen abzufragen und zu dokumentieren. Unseren Mandanten stellen wir einen geeigneten Personalfragebogen gerne zur Verfügung.

Das neue Formular haben wir in unsere Sammlung Formulare aus dem Lohnbüro aufgenommen.

Bisher wurden die Beitragsabrechnungen für Zeiträume, in denen sich auf Grund einer abschließenden Prüfung des Kurzarbeitergeldes Änderungen ergeben haben, nicht neu aufgerollt. Dies diente dem Vertrauensschutz und war wegen der immensen Antragszahlen ab März 2020 und der teilweise erst viele Monate nach Beendigung des Kurzarbeitergeldbezuges erfolgenden Abschlussprüfung durch die Arbeitsagenturen auch erforderlich.

Für Entgeltabrechnungszeiträume ab Januar 2023 gelten neue Regeln. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben ihre Rechtsauffassung zur Korrektur der Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge bei einer Rückforderung von vorläufig gewährtem Kurzarbeitergeld geändert.

Über die versicherungs- und beitragsrechtlichen Auswirkungen von vorläufig bewilligtem Kurzarbeitergeld nach § 328 Absatz 3 Satz 2 SGB III wurde zuletzt mit Rundschreiben des GKV-Spitzenverbandes RS 2021/518 vom 20. Juni 2021 informiert. An der für diese Fallgruppe in dem Rundschreiben gemeinsam mit der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit vertretenen Auffassung wird nicht weiter festgehalten. Darüber informiert ein neues Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands.

Rückforderung von Kurzarbeitergeld führt ab Januar 2023 zur Korrektur der Beitragsabrechnung

Für Entgeltabrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 sind rückwirkende Korrekturen im Versicherungs- und Beitragsrechtsverhältnis zu veranlassen, wenn das im Rahmen einer vorläufigen Bewilligung von den Arbeitsagenturen an den Arbeitgeber erstattete Kurzarbeitergeld nach abschließender Prüfung (vollständig oder teilweise) zurückgefordert wird. Die in der Annahme eines rechtmäßigen Kurzarbeitergeldbezugs bereits vorgenommene Beitragsabrechnung ist zu korrigieren.

Rückforderung gegenüber Arbeitnehmern nur begrenzt durchsetzbar

Rückforderungen gegenüber betroffenen Arbeitnehmern lassen sich regelmäßig nur bei den nächsten drei Entgeltabrechnungen berücksichtigen. Der Arbeitgeber trägt Beträge aus zu spät festgestellten Differenzen alleine – wohlgemerkt nur bei Rückforderungen. Dem Mitarbeiter aus der Korrektur zustehende Beträge sind hingegen auch viele Monate später zu berücksichtigen. Es bleibt daher zu hoffen, dass die Abschlussprüfungen künftig zeitnah erfolgen.

Die immer komplexeren Lohnabrechnungen und die stets steigenden Anforderungen an die Dokumentation führten schon bisher zu erheblichen Mehrbelastungen im Personal- und Lohnbüro. Die hastig eingeführten Regelungen zum Kurzarbeitergeld während der Pandemie trugen daneben noch zur Verunsicherung bei, welche selbst unter Krankenkassen und Arbeitsämtern zu teils widersprüchlichen Ansichten und damit unweigerlich zu fehlerhaften Abrechnungen führte. Die Verlagerung des oben dargestellten Risikos aus Fehlern bei der Abrechnung, die bei zu später Abschlussprüfung finanziell „nur“ den Arbeitgeber treffen – was schlimm genug ist –, führt zu einer weiteren Verantwortung der Personalabteilung. Dabei geht es beim Kurzarbeitergeld um Gelder, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer und das Arbeitsamt abrechnet, ohne dass er Leistungsbezieher ist.

Als gäbe es nicht die Idee vom Bürokratieabbau, wächst der bürokratische Aufwand, den der Arbeitgeber zu leisten hat, weiter. Die händeringend gesuchten Fachkräfte werden verpflichtet, sich mit dem Einpflegen rückwirkender Korrekturen in vergangene Lohnabrechnungszeiträume zu beschäftigen, während man sich hätte wünschen können, dass die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen die Abrechnungslast ihrer Leistungen an Arbeitnehmer nicht noch weiter an den Arbeitgeber auslagern.

Näheres zu der neuen Sachlage entnehmen Sie bitte der gemeinsamen Verlautbarung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 14. Februar 2023, die nachstehend zur Verfügung steht.

Was bereits am am 26.01.2023 vom BMF als Entwurf veröffentlicht wurde ist nun in weiten Teilen in einem endgültigem BMF-Schreiben enthalten. Beide Schreiben stehen unten zum Download bereit.

Um welche Anlagen geht es?

Dem Nullsteuersatz unterliegen:

• Die Lieferung der Solarmodule, einschließlich der für den Betrieb notwendigen Komponenten sowie Speichern, die den erzeugten Strom speichern können, an den Betreiber einer Photovoltaikanlage
• Die Einfuhr,
• der innergemeinschaftliche Erwerb und
• die Installation.

Grundsätzlich gilt dies für alle Anlagen, wenn die Photovoltaikanlage auf oder in der Nähe von Privatwohnungen, Wohnungen sowie öffentlichen und anderen Gebäuden, die für dem Gemeinwohl dienende Tätigkeiten genutzt werden, installiert wird.

Diese Voraussetzungen gelten als erfüllt, wenn die installierte Bruttoleistung der
Photovoltaikanlage laut Marktstammdatenregister (MaStR) nicht mehr als 30 kW (peak)
beträgt oder betragen wird.

Warum ein Nullsteuersatz statt einer Umsatzsteuerbefreiung?

Der Nullsteuersatz unterscheidet sich von der Steuerbefreiung dadurch, dass bei dem Unternehmer zwar keine Umsatzsteuer entsteht, er aber für alle damit im Zusammenhang stehenden Eingangsleistungen den vollen Vorsteuerabzug beanspruchen kann.

Für die Buchhaltung bedeutet dies, dass diese Leistungen nicht als steuerfrei, sondern als mit Umsatzsteuer – wenn auch zu 0 % – zu buchen sind, um in den Umsatzsteuervoranmeldungen an entsprechender Position berücksichtigt zu werden. Im DATEV SKR 03 (04) sind dafür folgende Konten vorgesehen:

• Konto 8290 (4290) „Erlöse 0 % USt“
• Konto 1714 (3264) „erhaltene Anzahlungen 0%“
• Konto 8719 (4719) „sonstige Erlösschmälerungen 0%“
• Konto 8734 (4734) „Gewährte Skonti 0%“

Der Entwurf zum obigen BMF-Schreiben war am 26.01.2023 veröffentlicht worden und ist damit obsolet. Hier nur für Interessierte noch abrufbar.

Zwar fehlen der Checkliste immer noch wichtige Abfragen, um eine vollständig korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung vornehmen zu können, sie bildet aber dennoch eine gute Grundlage dafür.

Gerade für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind weitere Angaben (z. B. zur Vereinbarung der Wochenarbeitszeit und der täglichen Arbeitszeiten) zu den Lohnunterlagen zu nehmen, welche teilweise nach dem neuen Nachweisgesetz dem Beschäftigten sogar schriftlich mitgeteilt werden müssen. Diese sind zweckmäßig in einem separaten Personalbogen abzufragen und zu dokumentieren, wie wir ihn unseren Mandanten zur Verfügung stellen.

Das neue Formular haben wir in unsere Sammlung Formulare aus dem Lohnbüro aufgenommen.

Neue Pflichtangaben und dreierlei Fristen

Für neue Arbeitsverträge sind ab 01.08.2022 erweiterte Pflichten zu beachten, auf die weiter unten noch eingegangen wird. Hat man bisher noch Arbeitsverträge mündlich geschlossen und die vom Nachweisgesetz bisher schon verlangten Informationen zu den Arbeitsbedingungen dem Mitarbeiter schriftlich in einer separaten Niederschrift nachgereicht, dürfte dieses Vorgehen künftig kaum noch praktikabel sein. Das Nachweisgesetz ist nun auch für Aushilfskräfte zu erfüllen, auch zur vorübergehenden Aushilfe. Daneben gelten mehrere Fristen, bis zu denen unterschiedliche Angaben dem Mitarbeiter auszuhändigen sind. Dies geht von „am ersten Tag der Arbeitsleistung“ über „spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses“ bis zu „spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses“. Im Alltag wird man kaum Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses zu mehreren unterschiedlichen Fristen erfassen, weshalb diese insgesamt zur kürzesten Frist zur Verfügung stehen sollten.

Praktisch nur mit rechtzeitigem und schriftlichem Arbeitsvertrag durchführbar

Einen Mitarbeiter einzustellen und den zunächst mündlich geschlossenen Arbeitsvertrag nach Arbeitsaufnahme zu formulieren ist praktisch kaum mehr durchführbar. Um nicht bestimmte Angaben zu spät – also erst nach Fristablauf – dem Mitarbeiter auszuhändigen, müßten die aufzuführenden Angaben in der Niederschrift schriftlich und rechtzeitig vor dem Beginn des Arbeitsverhältnisses fixiert werden. Nur so dürfte sichergestellt sein, dass nicht Bußgelder anfallen oder sich Widersprüche zwischen Arbeitsvertrag und Niederschrift einschleichen.

Schon die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Entsprechende Regelungen haben zunehmend Einzug in Arbeitsverträge und entsprechende Vorlagen gefunden. Um eine evtl. eingefügte Befristung auch wirksam werden zu lassen hat sich in den meisten Personalabteilungen der grundsätzlich schriftliche Arbeitsvertrag durchgesetzt. Auch wenn Arbeitsrechtler an der Empfehlung festhalten, einen vom Arbeitsvertrag getrennten Nachweis zu erteilen, ist es aus Sicht des Personalsachbearbeiters nur folgerichtig, die unterschiedlichen Unterlagen grundsätzlich zusammenzuführen. Da dieses Vorgehen, der zentralen Erfassung von Daten zu Arbeitsverhältnissen in Systemen der Personalsachbearbeitung entspricht ohne die eine fristgerechte Erledigung der Meldepflichten und Entgeltabrechnungen bis hin zur Lohnbuchhaltung heute kaum noch zu bewältigen sind, ist daran nur wenig auszusetzen. Jedenfalls könnte es dazu führen, dass insbesondere in kleineren Unternehmen die für den Personalsachbearbeiter notwendigen Daten nicht weiter in zähem Ringen mit dem dort Einstellenden (Chef) erst erkämpft werden müssen.

Personalsachbearbeiter dürften sich einerseits freuen, auch wenn der Gesetzgeber sie gewiss nicht im Blick hatte. Nicht selten kamen sie in Not mit Melde- und Abrechnungsfristen, da ohne geeignete Unterlagen ein Erfassen der Personaldaten und des passenden Beschäftigungsverhältnisses nur nach dem mutmaßlich Gewolltem der beiden Vertragspartner möglich war. Andererseits bleibt abzuwarten, ob Arbeitgeber sich disziplinieren und fortan rechtzeitige und vollständige Informationen zu den Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses an die Personalabteilung leiten. Zudem dürfte die Umsetzung der Änderungen an Arbeitsvertragsmustern zu einer weiteren Belastung der Personalabteilungen werden.

Der schriftliche Arbeitsvertrag verdrängt die Niederschrift

Ein Arbeitsvertrag als solcher zwar nicht grundsätzlich an eine bestimmte Form gebunden – nach wie vor ist ein, beispielsweise mündlich geschlossener Arbeistvertrag gültig – doch werden die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz wohl faktisch zu einem Schriftformerfordernis des Arbeitsvertrags im Alltag führen. Entsprechende Vordrucke für eine bislang im nachhinein erstellte Niederschrift dürften daher Makulatur sein, wie auch die bisherigen Arbeitsvertragsmuster und -vorlagen. Waren Vertragsmustervorlagen in unbedarfter Hand schon immer eher ein Stolperstein, als dass sie zu durchdachten Verträgen führten, werden zu ergänzende Vorlagen, von gleicher Hand bearbeitet, kaum Besserung erfahren. Bisherige separate Niederschriftsvorlagen lassen sich zwar leicht aktualisieren und weiter einsetzen, doch dürften Sie eher zur Anwendung kommen, wenn zu erstellende Informationsschreiben an Mitarbeiter mit bereits bestehendem Arbeitsvertrag zu erstellen sind.

Zu den bisherigen Angaben sind folgende zusätzlichen Angaben gemäß § 2 NachwG zu beachten:

• bei Befristungen das Enddatum des Arbeitsverhältnisses; 
• die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsort frei wählen zu können; 
• die Dauer der vereinbarten Probezeit; 
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von u.a. Überstunden, Zulagen, Sonderprämien sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts; 
• die Art der Auszahlung und die Fälligkeit des Arbeitsentgelts;
• die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepause und Ruhezeit sowie Einzelheiten zum Schichtsystemfalls;
• Regelungen zur Arbeit auf Abruf, falls vereinbart;
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• im Falle einer betrieblichen Altersversorgung Angaben zum Versorgungsträger;
• ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen, sowie
• Angaben zum Kündigungsverfahren. 

Eine vollständige Liste mit bisherigen und neuen Angaben finden Sie in unserem Thema Formulare aus dem Lohnbüro unter der Überschrift „Checkliste und Vorlage zur Niederschrift nach dem Nachweisgesetz„

Erweiterte Pflichtangaben auch bei bestehenden Arbeisverhältnissen

Arbeitnehmer, die mit dem Arbeitgeber schon vor der Änderung des Nachweisgesetzes im Arbeitsverhältnis standen, können von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 (1) Satz 2 Nummer 1 bis 10 innerhalb von einer Woche, die übrigen nach § 2 (1) Satz 2 spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen. Doch damit nicht genug.

Über geänderte Angaben ist erneut eine Niederschrift zu erstellen

Ändert sich etwas an den wesentlichen Vertragsbedingungen, so ist dieses dem Arbeitnehmer erneut mitzuteilen. Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mitzuteilen.

Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz fallen weg

Mit dem Auslaufen der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung endet die gesetzliche Grundlage der damit verbundenen Vorgaben. Insbesondere die Einhaltung eines Mindestabstands von 1,5 Metern, Handhygiene, das Tragen medizinischer Masken in von mehreren Personen genutzten Innenräumen und bei Unterschreitung des Mindestabstands sowie das infektionsschutzgerechte Lüften, entfallen daher.

Weiterhin bleibt die Gefährdungsbeurteilung anzupassen

Da relevante regionale und betriebliche Infektionsausbrüche weiterhin nicht ausgeschlossen sind, weist das Arbeitsministerium Arbeitgeber darauf hin, dass Arbeitgeber entsprechend den Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes weiterhin aufgefordert sind, ihre Gefährdungsbeurteilung stetig an das Infektionsgeschehen anzupassen.

Die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer ist in § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 5 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 und 10 LStR geregelt. Ergänzend nimmt das neue BMF-Schreiben dazu Stellung und löst das BMF-Schreiben vom 4. April 2018 ab. Änderungen sind durch Fettschrift hervorgehoben, so dass der versierte Leser sich leicht hierauf konzentrieren kann.

Von besonderem Interesse in der Praxis ist die getroffene Nichtbeanstandungsregelung, wonach zwar die Abschreibung nach § 7 (1) Satz 4 EStG grundsätzlich gilt, es jedoch nicht beanstandet wird, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe erfolgen kann.

Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsguts vermindert sich für dieses Jahr der Absetzungsbetrag nach Satz 1 um jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat, der dem Monat der Anschaffung oder Herstellung vorangeht.

§ 7 (1) Satz 4 EStG

Durch die Nichtbeanstandungsregelung kann die AfA für die betroffenen Wirtschaftsgüter im Grunde der Abschreibung von GWG folgen und es wird praktisch die Sofortabschreibung ermöglicht.

Warum die betreffenden Wirtschaftsgüter nicht gleich in die GWG-Regelungen einbezogen wurden und statt dessen erst eine Sonder-Abschreibungsdauer von einem Jahr umgesetzt wurde, welche erst jetzt mit einer Nichtbeanstandungsregel wiederum umgestaltet wurde – um die eigentlich gewünschte Vereinfachung hin zur Sofortabschreibung wie bei geringfügigen Wirtschaftsgütern – umzusetzen, ist schleierhaft.

Nachtrag (02.02.2022): Ende der Störung.

Totalausfall des Internet in Wiesbaden

Eine Synchronisation mit der DSL-Leitung ist nicht möglich. Die Internetverbindung wurde getrennt. So warnte unsere EDV am heutigen Dienstag. Davon sind nicht nur PC-Arbeitsplätze betroffen sondern auch die Telefonverbindung, sowie die externe Erreichbarkeit unserer internen Datendienste.

Telefonisch erreichbar trotz DSL-Ausfall

Die zentrale Rufnummer in Wiesbaden ist auf Störungen vorbereitet. Liegt beim Telefonieanbieter ein Defekt auf dem Leitungsweg vor, erfolgt eine sofortige Weiterleitung auf eine eingerichtete Sprachbox, die den Anrufer über die Störung der Leitung informiert und das Aufzeichnen einer Nachricht gestattet. Trotz gestörter Telefonleitung erhalten wir eine Benachrichtigung zu der eingegangenen Nachricht und können mit dem Anrufer in Kontakt treten.

Nach Fortdauer der Telefonstörung von einer Stunde informiert unsere Telefonanlage an allen Aparaten über den Zustand der Leitung. Dies geschah um 13:25 Uhr. Eine halbe Stunde später erfolgte eine Meldung an unsere EDV durch die Telekom.

Wichtiger Hinweis: Aktuell kommt es zu Beeinträchtigungen an Ihrem Festnetz-Anschluss. Wir arbeiten bereits intensiv an der Lösung – Sie brauchen sich dazu nicht bei uns zu melden. Schnelle Hilfe und gratis Mobilfunk-Datenvolumen finden Sie hier https://www.telekom.de/weitere-hilfe . Viele Grüße, Ihre Telekom

Telekom täuscht per SMS eine Beeinträchtigung statt des Totalausfalls vor

Da nicht blos eine „Beeinträchtigung“ sonder ein Totalausfall vorliegt und dies seit eineinhalb Stunden, soll die SMS wohl eher täuschen, als informieren. Dass die Seite unter dem angegebenen Link (trotz funktionierender mobiler Internetverbindung) nicht erreicht werden kann, entspricht unseren Erfahrungen im Umgang mit Störungen bei der Telekom.

Erst gegen 22 Uhr gelingt es unseren Technikern eine ehrliche Antwort auf die Frage nach der Störungsursache zu finden. Im Kundenportal der Telekom wird tatsächlich angezeigt, dass eine Flächenstörung vorliegt, von der auch unser Anschluss betroffen ist.

Die angegebene Zeit zu der die Störung voraussichtlich beseitigt sein wird wirkt nun auch wie eine aufrichtige Information. Selbst wenn die hier avisierte Störungsbeseitigung immerhin von rund 30 Stunden ausgeht, ist doch eine solche Aussage deutlicher als jede verharmlosende Info. Man weiß endlich worauf man sich einstellen kann.

Nachtrag (02.02.2022): Ende der Störung

Seit 11:38 ist unser DSL-Anschuss wieder funktionsbereit. Damit sind auch unsere Telefone nach knapp 24 Stunden wieder erreichbar.

Für Anschlussinhaber deren Anschluss längere Zeit nicht funktioniert verlinken wir die Seite der Bundesnetzagentur zur gesetzlichen Ausfallentschädigung, sowie ein zusammenfassendes Video.