Bisher wurden die Beitragsabrechnungen für Zeiträume, in denen sich auf Grund einer abschließenden Prüfung des Kurzarbeitergeldes Änderungen ergeben haben, nicht neu aufgerollt. Dies diente dem Vertrauensschutz und war wegen der immensen Antragszahlen ab März 2020 und der teilweise erst viele Monate nach Beendigung des Kurzarbeitergeldbezuges erfolgenden Abschlussprüfung durch die Arbeitsagenturen auch erforderlich.

Für Entgeltabrechnungszeiträume ab Januar 2023 gelten neue Regeln. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben ihre Rechtsauffassung zur Korrektur der Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge bei einer Rückforderung von vorläufig gewährtem Kurzarbeitergeld geändert.

Über die versicherungs- und beitragsrechtlichen Auswirkungen von vorläufig bewilligtem Kurzarbeitergeld nach § 328 Absatz 3 Satz 2 SGB III wurde zuletzt mit Rundschreiben des GKV-Spitzenverbandes RS 2021/518 vom 20. Juni 2021 informiert. An der für diese Fallgruppe in dem Rundschreiben gemeinsam mit der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit vertretenen Auffassung wird nicht weiter festgehalten. Darüber informiert ein neues Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands.

Rückforderung von Kurzarbeitergeld führt ab Januar 2023 zur Korrektur der Beitragsabrechnung

Für Entgeltabrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 sind rückwirkende Korrekturen im Versicherungs- und Beitragsrechtsverhältnis zu veranlassen, wenn das im Rahmen einer vorläufigen Bewilligung von den Arbeitsagenturen an den Arbeitgeber erstattete Kurzarbeitergeld nach abschließender Prüfung (vollständig oder teilweise) zurückgefordert wird. Die in der Annahme eines rechtmäßigen Kurzarbeitergeldbezugs bereits vorgenommene Beitragsabrechnung ist zu korrigieren.

Rückforderung gegenüber Arbeitnehmern nur begrenzt durchsetzbar

Rückforderungen gegenüber betroffenen Arbeitnehmern lassen sich regelmäßig nur bei den nächsten drei Entgeltabrechnungen berücksichtigen. Der Arbeitgeber trägt Beträge aus zu spät festgestellten Differenzen alleine – wohlgemerkt nur bei Rückforderungen. Dem Mitarbeiter aus der Korrektur zustehende Beträge sind hingegen auch viele Monate später zu berücksichtigen. Es bleibt daher zu hoffen, dass die Abschlussprüfungen künftig zeitnah erfolgen.

Die immer komplexeren Lohnabrechnungen und die stets steigenden Anforderungen an die Dokumentation führten schon bisher zu erheblichen Mehrbelastungen im Personal- und Lohnbüro. Die hastig eingeführten Regelungen zum Kurzarbeitergeld während der Pandemie trugen daneben noch zur Verunsicherung bei, welche selbst unter Krankenkassen und Arbeitsämtern zu teils widersprüchlichen Ansichten und damit unweigerlich zu fehlerhaften Abrechnungen führte. Die Verlagerung des oben dargestellten Risikos aus Fehlern bei der Abrechnung, die bei zu später Abschlussprüfung finanziell „nur“ den Arbeitgeber treffen – was schlimm genug ist –, führt zu einer weiteren Verantwortung der Personalabteilung. Dabei geht es beim Kurzarbeitergeld um Gelder, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer und das Arbeitsamt abrechnet, ohne dass er Leistungsbezieher ist.

Als gäbe es nicht die Idee vom Bürokratieabbau, wächst der bürokratische Aufwand, den der Arbeitgeber zu leisten hat, weiter. Die händeringend gesuchten Fachkräfte werden verpflichtet, sich mit dem Einpflegen rückwirkender Korrekturen in vergangene Lohnabrechnungszeiträume zu beschäftigen, während man sich hätte wünschen können, dass die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen die Abrechnungslast ihrer Leistungen an Arbeitnehmer nicht noch weiter an den Arbeitgeber auslagern.

Näheres zu der neuen Sachlage entnehmen Sie bitte der gemeinsamen Verlautbarung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 14. Februar 2023, die nachstehend zur Verfügung steht.

In der Lohn- oder Gehaltsabrechnung werden Korrekturausdrucke zu vorherigen Monaten erstellt, wenn sich etwas ändert. Oft sind aber keine Änderung gegenüber der vorherigen Abrechnung zu erkennen. Die Mitarbeiter sind verunsichert. Der Arbeitgeber kann dazu keine nähere Auskunft geben, etwa weil die Abrechnungen von externen Dienstleistern erstellt werden.

Offensichtliche Korrekturen der Lohnabrechnung

Korrekturen der Lohnabrechnung ergeben sich immer dann wenn abrechnungsrelevante Daten sich geändert haben. Dies können beispielsweise die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sein. Diese müssen auch in der Lohnabrechnung des Mitarbeiters geändert werden , wenn sich herausstellt, dass im betreffenden Monat mehr oder weniger Stunden gearbeitet wurden als bisher berücksichtigt sind. Das ist einleuchtend.

Selbst scheinbar unwichtige Korrekturen, zum Beispiel Änderungen an der Anschrift des Mitarbeiters die für einen bereits abgerechneten Monat erfasst wurden führen zu solchen Korrektur-Abrechnungen, sei auch nur ein Buchstabe oder ein Zeichen hierbei geändert. Das ist auf den ersten Blick vielleicht übertrieben. Man kann es aber akzeptieren, solange man eine Änderung auf der Abrechnung auch erkennen kann. Dazu ist oft ein geduldiger Vergleich der Abrechnungen nötig.

Korrektur-Abrechnungen ohne feststellbare Änderungen

Es können sich aber auch Daten geändert haben, die sich auf die Abrechnungsbeträge in dem Ausdruck für den Mitarbeiter nicht auswirken und dort auch nirgendwo zu einem einzigen anderen Zeichen oder Buchstaben führen. Dies können etwa nachträglich erfasste Urlaubs- oder Krankheitstage sein. Selbst wenn die Abrechnung über das Urlaubskonto keine Daten enthält, die sich hätten darauf ändern können und die Abrechnung wegen der gesetzlichen Lohnfortzahlung im Krankheits-, bzw. Urlaubsfall in der Regel das gleiche Entgelt ausweist, als hätte er gearbeitet, ändern sich dabei jedoch die Abrechnungsgrundlagen und ggf. weitere Daten, welche im Lohnkonto zwingend aufzuzeichnen sind. Letztlich sind es Änderungen am Lohnkonto, die zu „korrigierten“ Abrechnungen führen, auch wenn diese im Einzelfall keine Änderungen im Ausdruck der Entgeltabrechnung des betreffenden Mitarbeiters ergeben.

Die Entgeltabrechnungen beinhalten teils unterschiedliche Daten aus dem Lohnkonto. So wird ein Gehaltsempfängern mit monatlichem Festgehalt auf seiner Abrechnung kaum die tatsächlichen Arbeitsstunden finden, der Lohnempfänger mit einer Stundenlohn-Abrechnung hingegen schon. Daraus ergibt sich, dass sich die Entgeltabrechnung je nach der individuellen Abrechnung des Mitarbeiters ändert oder auch nicht.

Den Lohn-Programmen mit denen die Ausdrucke der Abrechnungen entsprechend den Einträgen auf dem Lohnkonto erfolgen ist es damit kaum möglich, festzustellen, ob die geänderten Daten des Lohnkontos zu geänderten Daten auf der Abrechnung des Mitarbeiters führen. Um dem Mitarbeiter immer eine Abrechnung nach den aktuell gültigen Daten des Lohnkontos zu übergeben, stellen die geprüften Lohn-Programme daher bei jeder Änderung im Lohnkonto zum entsprechenden Abrechnungsmonat einen Korrausdruck zur Verfügung. Dies geschieht also auch bei Abrechnungen, deren Werte für den Mitarbeiter sich evtl. nicht geändert haben.

Korrekturausdrucke sind der Ausdruck korrekter Arbeit des Lohnabrechners

Es ist also ganz und gar nicht ungewöhnlich, das ein Mitarbeiter eine Korrekturabrechnung erhält, die aber keine darauf erkennbaren Änderungen beinhaltet. Selbst wenn gleich mehrere Monate korrigiert werden, zeugt dies nur von der Gewissenhaftigkeit des Abrechners, jede Korrektur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben so zu verarbeiten, dass diese auch für zurückliegende Monate erfasst, dokumentiert und dem Mitarbeiter gegenüber transparent mitgeteilt werden.

Was ist zu tun, wenn keine Änderung zu finden ist?

Wenn sich trotz genauem Vergleich der vorherigen Abrechnung mit der Korrektur kein Unterschied feststellen lässt und keine „verborgenen“ Ursachen für die Korrektur auszumachen sind, ist der Lohnabrechner der richtige Ansprechpartner für alle Fragen zur Abrechnung der Bezüge. Die Entgeltabrechnung ist stets komplizierter, umfangreicher und von ständigen gesetzlichen Änderungen beeinflusst, so dass eine dem Laien nachvollziehbare Abrechnung heute schon kaum noch möglich ist. Ein gut ausgebildeter Abrechner weiß, was er und sein Lohnprogramm tut und wird Fragen zu seiner Arbeit gerne beantworten.