Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Vorgang, der viele gesetzliche Vorgaben berücksichtigen muss. Jeder einzelne Sachverhalt in einer Abrechnung ist nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten, wie auch nach arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten exakt zu bewerten.

Die sich hieraus ergebenden Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bedingen, dass das Entgelt auf eine Vielzahl von Einzelpositionen aufzuteilen ist. Auf der jeweiligen Abrechnung wird dies teilweise durch unterschiedliche Lohnarten erreicht. Schon bei scheinbar einfacher Entgeltberechnung, zum Beispiel bei einem Gehaltsempfänger, führen weitere gewöhnliche Entgeltbestandteile (z. B. Vermögenswirksame Leistungen, Nacht-, Sonntags- und Feiertags-Zuschläge oder Überstundenabgeltung) zur Unübersichtlichkeit der Abrechnung für den Mitarbeiter und es ergeben sich Fragen nach deren Bedeutung, bzw. Auswirkung.

Wenn daneben auch ungewöhnliche oder gar vollkommen neue Entgeltbestandteile ins Spiel kommen, kann der Laie dies kaum nachvollziehen. Selbst wenn am Ende der erwartete Netto-Lohn steht, bleibt ein verständliches Unbehagen, solange die Positionen nicht klar sind.

Die folgenden Informationen sollen die Transparenz der Abrechnung erhöhen und dienen als erste Auskunft zu häufigen Fragen. Bleiben Fragen offen, stehen wir gerne für Auskünfte zur Verfügung.

Grundsätzliches zur Entgeltabrechnung

Was ist der Unterschied zwischen Entgelt, Lohn und Gehalt

Die Entgeltabrechnung hat viele Namen, die häufig synonym verwendet werden. Auch wenn es kaum mehr Unterschiede zwischen Lohnempfängern (Arbeiter) und Gehaltsempfängern (Angestellte) gibt, lassen sich zwei Berechnungsvarianten unterscheiden.

• Als Berechnungsgrundlage für den Lohn dienen grundsätzlich die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden des Mitarbeiters
• Das Gehalt ist ein monatlich gleichbleibender Betrag. Die Anzahl der Arbeitstage im Monat und Mehrarbeit (Überstunden) haben grundsätzlich keine Auswirkung auf das Entgelt.

In der Entgeltabrechnung wird häufig nach Lohn und Gehalt unterschieden, weil ihre Berechnung unterschiedlich erfolgt. Die Steuer- und Sozialversicherungs-Beträge, die auf das Gehalt oder den Lohn anfallen sind jedoch identisch. Es spielt also für die Abgabenlast keine Rolle ob ein Lohn oder ein Gehalt abgerechnet wird.

Kurzarbeit in Zeiten der Corona-Krise

Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld (kurz: KUG) sind strikt geregelte Maßnahmen deren Vorgaben schon seit Jahren gültig sind. Aus Anlass der Corona-Krise wurden spezielle Vorschriften erlassen, welche Erleichterungen beim Zugang zu den Leistungen für Unternehmen, sowie Verbesserungen der Leistungen für die Mitarbeiter bringen. Diese Neuerungen gelten zum Teil rückwirkend für die Krisenzeit und sind oft befristet, weshalb auch von Kriesen-KUG gesprochen wird. Auf jeden Fall sind die Regelungen kurzfristig entstanden und auch weiterhin laufenden Änderungen unterworfen, so dass selbst Fachleute nicht alle Regelungen kennen und offene Fragen zu deren Umsetzung haben. Hier können wir Hilfe anbieten.

Zugleich kommen die Programmierer der Abrechnungssoftware nicht hinterher, die neuen Vorgaben umzusetzen, wie auch die EDV-Abteilungen mit Programm-Updates kaum nachkommen. Korrekturen werden sich nicht vermeiden lassen, doch eine gute Nachricht gibt es: Unsere EDV und unsere Mitarbeiter sind bereits seit Jahren mit KUG-Abrechnungen vertraut.

Auch in der Corona-Krise bleiben wir für Sie am Ball. Unsere Radare laufen über sämtliche Kanäle auf Hochtouren. Professionelle Informationsquellen und Fachliteratur gehören dazu – ständige Fortbildung auch.

Lohnarten und Ihre Bedeutung in der Entgeltabrechnung

Die vorstehenden Zahlen sind die Lohnartenschlüssel, wie sie in unseren Abrechnungen erscheinen. Bei Abrechnungen durch andere Dienstleister können die Schlüssel und Bezeichnungen der Lohnarten abweichen.

1 Lohn

Der Betrag, der sich aus den abzurechnenden Stunden des Lohnzahlungszeitraumes ergibt. Er wird auch als Stundenlohn bezeichnet.

2 Gehalt

Der Betrag, der für den abzurechnenden Lohnzahlungszeitraum festgelegt ist. Das Gehalt wird auch als Fixum, bzw. Fix- oder Festgehalt bezeichnet.

914 Kurzarbeitergeld

Das Kurzarbeitergeld (kurz: KUG) ist im Prinzip eine Sonderform des Arbeitslosengeldes. Es wird dem Mitarbeiter vom Arbeitgeber für ausgefallene Stunden während der Kurzarbeit bezahlt und dem Arbeitgeber nachträglich vom Arbeitsamt erstattet. Für den Arbeitnehmer ist das KUG steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber hat hierfür jedoch Sozialversicherungsabgaben an die Krankenkassen zu leisten. Durch Neuregelungen in Zusammenhang mit Kurzarbeit wegen der Corona-Krise kann der Arbeitgeber die geleisteten SV-Beiträge vom Arbeitsamt erstattet bekommen.

Die Höhe des KUG beträgt grundsätzlich 60 % des Netto-Entgelts, bzw. 67 % des Netto-Entgelts bei mindestens einem Kind im Haushalt. Neuregelungen in Zusammenhang mit Kurzarbeit wegen der Corona-Krise sehen eine zeitlich gestaffelte Erhöhung des KUG vor: Ab dem vierten Monat 70/77 %, ab dem siebten Monat 80/87 %.

915 Fiktives Entgelt Kurzarbeit

Dieser Betrag gibt ein fiktives Entgelt an, welches zur Berechnung der SV-Abgaben aus dem KUG herangezogen wird, welche der Arbeitgeber abzuführen hat. Für den Mitarbeiter ist der Betrag unerheblich, da er weder zum Gesamtbrutto des Mitarbeiters zählt, noch Steuern oder Sozialabgaben daraus von ihm zu tragen sind. Dass dieses Fiktive Entgelt auf der Abrechnung erscheint liegt daran, dass der Betrag in der Lohnbuchhaltung benötigt wird und im Lohnkonto des Mitarbeiters aufzuzeichnen ist.

934 Aushilfslohn (Minijob)

Der Betrag, der sich aus den abzurechnenden Stunden des Lohnzahlungszeitraumes für eine geringfügige Beschäftigung ergibt. Er wird auch als Stundenlohn bezeichnet

972 Zuschuss zum Kurzarbeitergeld

Der Zuschuss, um den der Arbeitgeber das KUG aufstockt, soweit er nicht SV-Pflichtig ist. (Siehe folgende Lohnart)

973 Zuschuss zum Kurzarbeitergeld SV-pflichtig

Wenn der Zuschuss zusammen mit dem KUG, das fiktive Arbeitsentgelt (80 % der Differenz zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt) nicht übersteigt (§ 1 Abs. 1 Nr. 8 SvEV), ist er sozialversicherungsfrei. Wird ein höherer Zuschuss gezahlt, ist nur der übersteigende Betrag beitragspflichtig. Dieser Betrag ist in der Lohnart dargestellt.

978 Entgeltfortzahlung Feiertag in Höhe Kug

Die SV-Beiträge zu KV, PV, RV und AV sind in voller Höhe zunächst vom Arbeitgeber zu tragen und werden ab 01.03.2020 von der Bundesagentur für Arbeit erstattet.

1007 Beihilfe Corona

Eine Steuer- und SV-freie Beihilfe ist nach Neuregelungen bis zu 1500 € im Jahr möglich. Eine Eintragung auf der Lohnsteuerbescheinigung hat durch sie nicht zu erfolgen, dennoch ist sie im Lohnkonto des Mitarbeiters
(nach § 4 Absatz 2 Nummer 4 der LStDV) aufzuführen, so dass sie für den Lohnsteuer-Außenprüfer als solche erkennbar ist. Daher erscheint sie auch auf der Entgeltabrechnung.

Hinweis: Wie bucht der Arbeitgeber und auf welche Konten

9021 VWL 1 Zuschuss

Der Zuschuss des Arbeitgebers zu Vermögenswirksamen Leistungen, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer abführt.

Fragen zu Ihrer Abrechnung?

Bei der Vielfalt von Entgeltbestandteilen und Abrechnungsvarianten kann diese Kurz-Information nicht alle Fragen beantworten, die im Zusammenhang mit der Lohn-/Gehalt-Abrechnung entstehen können.

Gerne klären wir Ihrer Fragen und beraten auch zu Lohnoptimierung.

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Die Inhalte der vorliegenden Information werden mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann keine Garantie für Aktualität und Vollständigkeit übernommen werden.                                 Stand: 11.05.2020

In der monatlichen Abrechnung führen Prämien, Boni und sonstige Einmalzahlungen oft für Verwirrung und dies bei Gehalt- und Lohnabrechnungen gleichermaßen. Zwar werden Einmalzahlungen von den Lohnabrechnungsprogrammen in der Regel korrekt berücksichtigt, doch die Frage nach den Hintergründen unterschiedlicher Nettoauszahlungen erzeugt auch bei manchem Lohnabrechner zuerst nur Achselzucken.

Am Beispiel eines Bonus für einen Gehaltsempfänger wird schnell deutlich, welche Auswirkungen dies auf die Nettoauszahlung hat. Zuvor muss jedoch entschieden werden, ob es sich bei dem Bonus um einen sonstigen Bezug oder doch um laufenden Arbeitslohn handelt, da auf diese beiden Entgeltbestandteile unterschiedliche Steuerberechnungen angewendet werden. Die Unterschiede von laufendem Arbeitslohn nach § 39b (2) EStG und sonstigen Bezügen nach § 39b (3) EStG wird in den Lohnsteuer-Richtlinien konkretisiert:

LStR R 39b.2:
(1) Laufender Arbeitslohn ist der Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer regelmäßig fortlaufend zufließt, insbesondere:
1. Monatsgehälter,
2. Wochen- und Tagelöhne,
3. Mehrarbeitsvergütungen,
4. Zuschläge und Zulagen,
5. geldwerte Vorteile aus der ständigen Überlassung von Dienstwagen zur privaten Nutzung,
6. Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich diese ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden,
7. Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres, der innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zufließt.

Es kommt bei der Beurteilung also nicht darauf an, ob der Betrag Schwankungen unterliegt, sondern ob er regelmäßig fortlaufend zufließt. Eine Umsatzprovision, gehört zum laufenden Arbeitslohn, selbst wenn sie nicht in jedem Monat (z. B. mangels Ziel-Erreichung) zum tragen kommt.

(2)  Ein sonstiger Bezug ist der Arbeitslohn, der nicht als laufender Arbeitslohn gezahlt wird. Zu den sonstigen Bezügen gehören insbesondere einmalige Arbeitslohnzahlungen, die neben dem laufenden Arbeitslohn gezahlt werden, z. B.
1. dreizehnte und vierzehnte Monatsgehälter,
2. einmalige Abfindungen und Entschädigungen,
3. Gratifikationen und Tantiemen, die nicht fortlaufend gezahlt werden,
4. Jubiläumszuwendungen,
5. Urlaubsgelder, die nicht fortlaufend gezahlt werden, und Entschädigungen zur Abgeltung nicht genommenen Urlaubs,
6. Vergütungen für Erfindungen,
7. Weihnachtszuwendungen,
8. Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich der Gesamtbetrag oder ein Teilbetrag der Nachzahlung oder Vorauszahlung auf Lohnzahlungszeiträume bezieht, die in einem anderen Jahr als dem der Zahlung enden , oder , wenn Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres später als drei Wochen nach Ablauf dieses Jahres zufließt ,
9. Ausgleichszahlungen für die in der Arbeitsphase erbrachten Vorleistungen auf Grund eines Altersteilzeitverhältnisses im Blockmodell, das vor Ablauf der vereinbarten Zeit beendet wird,
10. Zahlungen innerhalb eines Kalenderjahres als viertel- oder halbjährliche Teilbeträge.

Gegenüber dem laufenden Arbeitslohn ist der sonstige Bezug dadurch gekennzeichnet, dass er nicht laufend gezahlt wird, was beispielsweise auf einen einmaligen Bonus zutrifft, der (etwa wegen einer erreichten Gewinnmarke des Unternehmens) gewährt wird. Selbst wenn der Bonus mehrfach zur Auszahlung kommt, kann er einen sonstigen Bezug darstellen, solange er nicht fortlaufend gezahlt wird.

Hieraus ergibt sich dann auch die mögliche Situation, dass ein Bonus gleicher Höhe zusammen mit einem gleich hohen Monatsgehalt in zwei Abrechnungen zu jeweils unterschiedlichen Nettoauszahlungen führt.

Wie kommt es dazu?

Für die Lohnsteuer eines laufenden Arbeitsentgelts (z.B. Monatsgehalt) wird dieses zur Berechnung des Steuerabzugs in ein Jahresgehalt umgerechnet, also mit 12 (Monaten) multipliziert und die hieraus fällige Steuer durch 12 (Monate) geteilt. Der sich ergebende Steueranteil führt so zu einer Jahres-Steuersumme die bei gleichem Gehalt in den einzelnen Monaten genau dem entspricht, was an Jahressteuer zu zahlen wäre.

Würde eine Einmalzahlung ebenso der Steuer unterworfen, wäre sie im Auszahlungsmonat so belastet, als käme die Einmalzahlung jeden Monat zur Auszahlung, was zu einem zu hohen Steuerabzug führen würde.

Die Lohnsteuerberechnung des sonstigen Bezugs erfolgt daher unter Berücksichtigung des bisherigen laufenden Arbeitsentgelts, aus welchem eine Jahressumme hochgerechnet wird, zu der nun die bisherigen sonstigen Bezüge des Jahres addiert werden. Und genau hierbei ergibt sich für einen zweiten und weitere Boni, dass die Jahressumme jeweils um bereits erhaltene Boni steigt und zu höheren Abzügen am Bonus führt.

Die vollständige Berechnung der Steuer für sonstige Bezüge ist hier nicht dargestellt (Siehe hier), wie auch auf sozialversicherungsrechtliche Aspekte nicht weiter eingegangen wird. Die Frage nach den unerklährlich abnehmenden Netto-Auszahlungsbeträgen können Sie nun jedoch kompetent beantworten.