Neue Pflichtangaben und dreierlei Fristen

Für neue Arbeitsverträge sind ab 01.08.2022 erweiterte Pflichten zu beachten, auf die weiter unten noch eingegangen wird. Hat man bisher noch Arbeitsverträge mündlich geschlossen und die vom Nachweisgesetz bisher schon verlangten Informationen zu den Arbeitsbedingungen dem Mitarbeiter schriftlich in einer separaten Niederschrift nachgereicht, dürfte dieses Vorgehen künftig kaum noch praktikabel sein. Das Nachweisgesetz ist nun auch für Aushilfskräfte zu erfüllen, auch zur vorübergehenden Aushilfe. Daneben gelten mehrere Fristen, bis zu denen unterschiedliche Angaben dem Mitarbeiter auszuhändigen sind. Dies geht von „am ersten Tag der Arbeitsleistung“ über „spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses“ bis zu „spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses“. Im Alltag wird man kaum Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses zu mehreren unterschiedlichen Fristen erfassen, weshalb diese insgesamt zur kürzesten Frist zur Verfügung stehen sollten.

Praktisch nur mit rechtzeitigem und schriftlichem Arbeitsvertrag durchführbar

Einen Mitarbeiter einzustellen und den zunächst mündlich geschlossenen Arbeitsvertrag nach Arbeitsaufnahme zu formulieren ist praktisch kaum mehr durchführbar. Um nicht bestimmte Angaben zu spät – also erst nach Fristablauf – dem Mitarbeiter auszuhändigen, müßten die aufzuführenden Angaben in der Niederschrift schriftlich und rechtzeitig vor dem Beginn des Arbeitsverhältnisses fixiert werden. Nur so dürfte sichergestellt sein, dass nicht Bußgelder anfallen oder sich Widersprüche zwischen Arbeitsvertrag und Niederschrift einschleichen.

Schon die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Entsprechende Regelungen haben zunehmend Einzug in Arbeitsverträge und entsprechende Vorlagen gefunden. Um eine evtl. eingefügte Befristung auch wirksam werden zu lassen hat sich in den meisten Personalabteilungen der grundsätzlich schriftliche Arbeitsvertrag durchgesetzt. Auch wenn Arbeitsrechtler an der Empfehlung festhalten, einen vom Arbeitsvertrag getrennten Nachweis zu erteilen, ist es aus Sicht des Personalsachbearbeiters nur folgerichtig, die unterschiedlichen Unterlagen grundsätzlich zusammenzuführen. Da dieses Vorgehen, der zentralen Erfassung von Daten zu Arbeitsverhältnissen in Systemen der Personalsachbearbeitung entspricht ohne die eine fristgerechte Erledigung der Meldepflichten und Entgeltabrechnungen bis hin zur Lohnbuchhaltung heute kaum noch zu bewältigen sind, ist daran nur wenig auszusetzen. Jedenfalls könnte es dazu führen, dass insbesondere in kleineren Unternehmen die für den Personalsachbearbeiter notwendigen Daten nicht weiter in zähem Ringen mit dem dort Einstellenden (Chef) erst erkämpft werden müssen.

Personalsachbearbeiter dürften sich einerseits freuen, auch wenn der Gesetzgeber sie gewiss nicht im Blick hatte. Nicht selten kamen sie in Not mit Melde- und Abrechnungsfristen, da ohne geeignete Unterlagen ein Erfassen der Personaldaten und des passenden Beschäftigungsverhältnisses nur nach dem mutmaßlich Gewolltem der beiden Vertragspartner möglich war. Andererseits bleibt abzuwarten, ob Arbeitgeber sich disziplinieren und fortan rechtzeitige und vollständige Informationen zu den Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses an die Personalabteilung leiten. Zudem dürfte die Umsetzung der Änderungen an Arbeitsvertragsmustern zu einer weiteren Belastung der Personalabteilungen werden.

Der schriftliche Arbeitsvertrag verdrängt die Niederschrift

Ein Arbeitsvertrag als solcher zwar nicht grundsätzlich an eine bestimmte Form gebunden – nach wie vor ist ein, beispielsweise mündlich geschlossener Arbeistvertrag gültig – doch werden die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz wohl faktisch zu einem Schriftformerfordernis des Arbeitsvertrags im Alltag führen. Entsprechende Vordrucke für eine bislang im nachhinein erstellte Niederschrift dürften daher Makulatur sein, wie auch die bisherigen Arbeitsvertragsmuster und -vorlagen. Waren Vertragsmustervorlagen in unbedarfter Hand schon immer eher ein Stolperstein, als dass sie zu durchdachten Verträgen führten, werden zu ergänzende Vorlagen, von gleicher Hand bearbeitet, kaum Besserung erfahren. Bisherige separate Niederschriftsvorlagen lassen sich zwar leicht aktualisieren und weiter einsetzen, doch dürften Sie eher zur Anwendung kommen, wenn zu erstellende Informationsschreiben an Mitarbeiter mit bereits bestehendem Arbeitsvertrag zu erstellen sind.

Zu den bisherigen Angaben sind folgende zusätzlichen Angaben gemäß § 2 NachwG zu beachten:

• bei Befristungen das Enddatum des Arbeitsverhältnisses; 
• die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsort frei wählen zu können; 
• die Dauer der vereinbarten Probezeit; 
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von u.a. Überstunden, Zulagen, Sonderprämien sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts; 
• die Art der Auszahlung und die Fälligkeit des Arbeitsentgelts;
• die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepause und Ruhezeit sowie Einzelheiten zum Schichtsystemfalls;
• Regelungen zur Arbeit auf Abruf, falls vereinbart;
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• im Falle einer betrieblichen Altersversorgung Angaben zum Versorgungsträger;
• ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen, sowie
• Angaben zum Kündigungsverfahren. 

Eine vollständige Liste mit bisherigen und neuen Angaben finden Sie in unserem Thema Formulare aus dem Lohnbüro unter der Überschrift „Checkliste und Vorlage zur Niederschrift nach dem Nachweisgesetz„

Erweiterte Pflichtangaben auch bei bestehenden Arbeisverhältnissen

Arbeitnehmer, die mit dem Arbeitgeber schon vor der Änderung des Nachweisgesetzes im Arbeitsverhältnis standen, können von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 (1) Satz 2 Nummer 1 bis 10 innerhalb von einer Woche, die übrigen nach § 2 (1) Satz 2 spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen. Doch damit nicht genug.

Über geänderte Angaben ist erneut eine Niederschrift zu erstellen

Ändert sich etwas an den wesentlichen Vertragsbedingungen, so ist dieses dem Arbeitnehmer erneut mitzuteilen. Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mitzuteilen.

Geringfügig ist eine Beschäftigung, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt die Grenze von 450 € (maximal 5.400 € pro Jahr bei durchgehender mindestens 12 Monate dauernder Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt in jedem Monat) nicht überschreitet. Hieran hat sich gegenüber dem Vorjahr nichts verändert. Ab 01.01.2019 ist jedoch der gesetzliche Mindestlohn auf 9,19 € pro Stunde angehoben worden.

Daraus ergibt sich, dass bei einem Stundenlohn entsprechend dem Mindestlohn, die regelmäßige Arbeitszeit im Monat maximal 48,96 Stunden betragen kann. Bei höheren Stundenlöhnen verringert sich die maximale Stundenanzahl entsprechend.

Auch bestehende Arbeitsverträge sind betroffen

Prüfen Sie , ob der geplante Stundenumfang ein Überschreiten der Geringfügigkeitsrichtlinien durch den neuen Mindestlohn bewirkt. Dies ist nicht nur für neue Beschäftigungsverhältnisse zu beachten, sondern auch für bestehende Arbeitsverträge.

Würde eine geringfügige Beschäftigung durch die Arbeitsstunden pro Monat und dem neuen Wert des gesetzlichen Mindestlohns zu einem monatlichen Arbeitsentgelt über 450,00 € führen, gehen die Möglichkeiten der günstigen Abrechnung als geringfügige Beschäftigung verloren.

Da bereits feststeht, dass der Mindestlohn ab 01.01.2020 auf 9,35 € pro Stunde ansteigt, also nur 48,12 monatliche Arbeitsstunden im Ramen der Geringfügikkeitsgrenzen liegen, kann es sinnvoll sein, dies schon heute zu berücksichtigen.

Das Arbeitseinkommen darf die 450 €-Grenze auch überschreiten

Erhält ein Minijobber einen Jahresverdienst bis 5.400 Euro, darf sein Verdienst in einzelnen Monaten auch mehr als 450 Euro betragen.

Ein vorübergehendes unvorhersehbares Überschreiten der Entgeltgrenze (z. B. aufgrund einer Krankheitsvertretung) bis zur Dauer von drei Monaten ist sogar bei einem Arbeitsentgelt von mehr als 5.400 € pro Jahr unschädlich. Hierbei kommt es darauf an, ob dies regelmäßig und vorhersehbar oder gelegentlich und nicht vorhersehbar erfolgt. Dabei gilt als nicht vorhersehbar z. B. eine Krankheitsvertretung, als vorhersehbar hingegen sind saisonale Mehrarbeit oder Urlaubsvertretung anzusehen.