Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Vorgang, der viele gesetzliche Vorgaben berücksichtigen muss. Jeder einzelne Sachverhalt in einer Abrechnung ist nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten, wie auch nach arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten exakt zu bewerten.

Die sich hieraus ergebenden Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bedingen, dass das Entgelt auf eine Vielzahl von Einzelpositionen aufzuteilen ist. Auf der jeweiligen Abrechnung wird dies teilweise durch unterschiedliche Lohnarten erreicht. Schon bei scheinbar einfacher Entgeltberechnung, zum Beispiel bei einem Gehaltsempfänger, führen weitere gewöhnliche Entgeltbestandteile (z. B. Vermögenswirksame Leistungen, Nacht-, Sonntags- und Feiertags-Zuschläge oder Überstundenabgeltung) zur Unübersichtlichkeit der Abrechnung für den Mitarbeiter und es ergeben sich Fragen nach deren Bedeutung, bzw. Auswirkung.

Wenn daneben auch ungewöhnliche oder gar vollkommen neue Entgeltbestandteile ins Spiel kommen, kann der Laie dies kaum nachvollziehen. Selbst wenn am Ende der erwartete Netto-Lohn steht, bleibt ein verständliches Unbehagen, solange die Positionen nicht klar sind.

Die folgenden Informationen sollen die Transparenz der Abrechnung erhöhen und dienen als erste Auskunft zu häufigen Fragen. Bleiben Fragen offen, stehen wir gerne für Auskünfte zur Verfügung.

Grundsätzliches zur Entgeltabrechnung

Was ist der Unterschied zwischen Entgelt, Lohn und Gehalt

Die Entgeltabrechnung hat viele Namen, die häufig synonym verwendet werden. Auch wenn es kaum mehr Unterschiede zwischen Lohnempfängern (Arbeiter) und Gehaltsempfängern (Angestellte) gibt, lassen sich zwei Berechnungsvarianten unterscheiden.

• Als Berechnungsgrundlage für den Lohn dienen grundsätzlich die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden des Mitarbeiters
• Das Gehalt ist ein monatlich gleichbleibender Betrag. Die Anzahl der Arbeitstage im Monat und Mehrarbeit (Überstunden) haben grundsätzlich keine Auswirkung auf das Entgelt.

In der Entgeltabrechnung wird häufig nach Lohn und Gehalt unterschieden, weil ihre Berechnung unterschiedlich erfolgt. Die Steuer- und Sozialversicherungs-Beträge, die auf das Gehalt oder den Lohn anfallen sind jedoch identisch. Es spielt also für die Abgabenlast keine Rolle ob ein Lohn oder ein Gehalt abgerechnet wird.

Kurzarbeit in Zeiten der Corona-Krise

Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld (kurz: KUG) sind strikt geregelte Maßnahmen deren Vorgaben schon seit Jahren gültig sind. Aus Anlass der Corona-Krise wurden spezielle Vorschriften erlassen, welche Erleichterungen beim Zugang zu den Leistungen für Unternehmen, sowie Verbesserungen der Leistungen für die Mitarbeiter bringen. Diese Neuerungen gelten zum Teil rückwirkend für die Krisenzeit und sind oft befristet, weshalb auch von Kriesen-KUG gesprochen wird. Auf jeden Fall sind die Regelungen kurzfristig entstanden und auch weiterhin laufenden Änderungen unterworfen, so dass selbst Fachleute nicht alle Regelungen kennen und offene Fragen zu deren Umsetzung haben. Hier können wir Hilfe anbieten.

Zugleich kommen die Programmierer der Abrechnungssoftware nicht hinterher, die neuen Vorgaben umzusetzen, wie auch die EDV-Abteilungen mit Programm-Updates kaum nachkommen. Korrekturen werden sich nicht vermeiden lassen, doch eine gute Nachricht gibt es: Unsere EDV und unsere Mitarbeiter sind bereits seit Jahren mit KUG-Abrechnungen vertraut.

Auch in der Corona-Krise bleiben wir für Sie am Ball. Unsere Radare laufen über sämtliche Kanäle auf Hochtouren. Professionelle Informationsquellen und Fachliteratur gehören dazu – ständige Fortbildung auch.

Lohnarten und Ihre Bedeutung in der Entgeltabrechnung

Die vorstehenden Zahlen sind die Lohnartenschlüssel, wie sie in unseren Abrechnungen erscheinen. Bei Abrechnungen durch andere Dienstleister können die Schlüssel und Bezeichnungen der Lohnarten abweichen.

1 Lohn

Der Betrag, der sich aus den abzurechnenden Stunden des Lohnzahlungszeitraumes ergibt. Er wird auch als Stundenlohn bezeichnet.

2 Gehalt

Der Betrag, der für den abzurechnenden Lohnzahlungszeitraum festgelegt ist. Das Gehalt wird auch als Fixum, bzw. Fix- oder Festgehalt bezeichnet.

914 Kurzarbeitergeld

Das Kurzarbeitergeld (kurz: KUG) ist im Prinzip eine Sonderform des Arbeitslosengeldes. Es wird dem Mitarbeiter vom Arbeitgeber für ausgefallene Stunden während der Kurzarbeit bezahlt und dem Arbeitgeber nachträglich vom Arbeitsamt erstattet. Für den Arbeitnehmer ist das KUG steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber hat hierfür jedoch Sozialversicherungsabgaben an die Krankenkassen zu leisten. Durch Neuregelungen in Zusammenhang mit Kurzarbeit wegen der Corona-Krise kann der Arbeitgeber die geleisteten SV-Beiträge vom Arbeitsamt erstattet bekommen.

Die Höhe des KUG beträgt grundsätzlich 60 % des Netto-Entgelts, bzw. 67 % des Netto-Entgelts bei mindestens einem Kind im Haushalt. Neuregelungen in Zusammenhang mit Kurzarbeit wegen der Corona-Krise sehen eine zeitlich gestaffelte Erhöhung des KUG vor: Ab dem vierten Monat 70/77 %, ab dem siebten Monat 80/87 %.

915 Fiktives Entgelt Kurzarbeit

Dieser Betrag gibt ein fiktives Entgelt an, welches zur Berechnung der SV-Abgaben aus dem KUG herangezogen wird, welche der Arbeitgeber abzuführen hat. Für den Mitarbeiter ist der Betrag unerheblich, da er weder zum Gesamtbrutto des Mitarbeiters zählt, noch Steuern oder Sozialabgaben daraus von ihm zu tragen sind. Dass dieses Fiktive Entgelt auf der Abrechnung erscheint liegt daran, dass der Betrag in der Lohnbuchhaltung benötigt wird und im Lohnkonto des Mitarbeiters aufzuzeichnen ist.

934 Aushilfslohn (Minijob)

Der Betrag, der sich aus den abzurechnenden Stunden des Lohnzahlungszeitraumes für eine geringfügige Beschäftigung ergibt. Er wird auch als Stundenlohn bezeichnet

972 Zuschuss zum Kurzarbeitergeld

Der Zuschuss, um den der Arbeitgeber das KUG aufstockt, soweit er nicht SV-Pflichtig ist. (Siehe folgende Lohnart)

973 Zuschuss zum Kurzarbeitergeld SV-pflichtig

Wenn der Zuschuss zusammen mit dem KUG, das fiktive Arbeitsentgelt (80 % der Differenz zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt) nicht übersteigt (§ 1 Abs. 1 Nr. 8 SvEV), ist er sozialversicherungsfrei. Wird ein höherer Zuschuss gezahlt, ist nur der übersteigende Betrag beitragspflichtig. Dieser Betrag ist in der Lohnart dargestellt.

978 Entgeltfortzahlung Feiertag in Höhe Kug

Die SV-Beiträge zu KV, PV, RV und AV sind in voller Höhe zunächst vom Arbeitgeber zu tragen und werden ab 01.03.2020 von der Bundesagentur für Arbeit erstattet.

1007 Beihilfe Corona

Eine Steuer- und SV-freie Beihilfe ist nach Neuregelungen bis zu 1500 € im Jahr möglich. Eine Eintragung auf der Lohnsteuerbescheinigung hat durch sie nicht zu erfolgen, dennoch ist sie im Lohnkonto des Mitarbeiters
(nach § 4 Absatz 2 Nummer 4 der LStDV) aufzuführen, so dass sie für den Lohnsteuer-Außenprüfer als solche erkennbar ist. Daher erscheint sie auch auf der Entgeltabrechnung.

Hinweis: Wie bucht der Arbeitgeber und auf welche Konten

9021 VWL 1 Zuschuss

Der Zuschuss des Arbeitgebers zu Vermögenswirksamen Leistungen, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer abführt.

Fragen zu Ihrer Abrechnung?

Bei der Vielfalt von Entgeltbestandteilen und Abrechnungsvarianten kann diese Kurz-Information nicht alle Fragen beantworten, die im Zusammenhang mit der Lohn-/Gehalt-Abrechnung entstehen können.

Gerne klären wir Ihrer Fragen und beraten auch zu Lohnoptimierung.

Rufen Sie uns einfach an oder Schreiben uns eine E-Mail mit Ihren Wünschen oder nutzen gleich unser Kontaktformular.

Die Inhalte der vorliegenden Information werden mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann keine Garantie für Aktualität und Vollständigkeit übernommen werden.                                 Stand: 11.05.2020

Bei der Umsetzung der Nettolohnoptimierung ist es hilfreich, zunächst einmal einen „Warenkorb“ für die Mitarbeiter zu packen, aus dem sich jeder Arbeitnehmer seine persönliche Nettolohnoptimierung heraussuchen kann, da jeder Mitarbeiter seine eigene Vorstellung von attraktiven Angeboten hat.

Für eine verminderte Einkommensteuerbelastung steht außer Frage, dass diese im Interesse des Mitarbeiters ist, da er die Einkommensteuer ohnehin selbst zu tragen hat und ihm durch die Minderung der Steuer keine anderen Leistungen entgehen.

Wie wirken eingesparte Sozialversicherungsbeiträge?

Bei eingesparten Beiträgen zur Sozialversicherung kann es anders aussehen als bei ersparter Einkommensteuer. Zum einen wird der Nettolohn des Arbeitnehmers nur um 50% der ersparten Beiträge steigen, sofern nicht der Arbeitgeber die selbst ersparten Beitragsanteile dem Mitarbeiter zurechnet. Doch selbst dann bleibt beispielsweise zu beachten, dass der Mitarbeiter auf Grund geringerer Sozialversicherungsbeiträge auch verminderte Renteneinzahlungen leistet, welche zu einer geringeren Rente führen werden. Je nach Absicherungssituation eines Mitarbeiters kann es für Ihn wichtiger sein, seine Rente „aufzubessern“ oder aber, unter Inkaufnahme einer geringeren Rente, seinen aktuellen Netto-Lohn aufzubessern.

Nettolohnoptimierung auch aus Sicht des Mitarbeiters

Die verschiedenen Möglichkeiten Steuern und Abgaben zu sparen gehen häufig damit einher, dass Teile des Lohns in besonderer Form (z. B. Sach- statt Bar-Leistungen) oder als Aufwandsersatz für bestimmte Aufwendungen erfolgen. Ob diese tatsächlich vorteilhaft für den Mitarbeiter sind hängt unter anderem davon ab, ob die Sachleistungen für ihn verwertbar sind, bzw. ob entsprechender Aufwand überhaupt entsteht. Daneben ist – wie oben angesprochen – die individuelle Situation des Mitarbeiters zu berücksichtigen, besonders in Hinsicht auf seine Altersabsicherung.

Welche Voraussetzungen zur wirksamen Optimierung des Nettolohns muss die Personalabteilung beachten?

Die Nutzung der verschiedenen Instrumente ist durchweg an komplexe Regelungen zur Durchführung und Dokumentation gebunden. Teilweise ist eine Gehaltsumwandlung möglich. Vielfach wird jedoch gefordert, dass die steueroptimierte Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. Das bedeutet, dass ein bestehender Gehaltsanspruch nicht reduziert werden darf.

Generell gilt für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung, dass die genauen Rahmenbedingungen vertraglich festgelegt werden, um eine einheitliche Auffassung der einzelnen Bestandteile zu gewährleisten. Des Weiteren ist es durchaus sinnvoll, die gewünschten Ansätze mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzustimmen, um später ein böses Erwachen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Neben einer betriebsindividuellen Konzeption des Vergütungssystems, der Abstimmung der Ziele des Arbeitgebers mit denen seiner Arbeitnehmer, der Vorstellung und Auswahl passender Optimierungs-Instrumente in Mitarbeitergesprächen und der Umsetzung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind rechtlich sichere Vereinbarungen zu treffen. Eine individuelle Beratung kann nachfolgende Übersicht nicht ersetzen. Das Merkblatt soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Übersicht der häufigsten Instrumente der Lohnoptimierung (2019)

Die Hinweise unter den aufgelisteten Maßnahmen dienen der Erkenntnis, ob die jeweilige Maßnahme möglicherweise zur Anwendung kommen könnte. Sie ersetzt nicht die Prüfung ob, bzw. wie die hieran geknüpften Bedingungen im Einzelfall eingehalten sind, bzw. erfüllt werden können. Dies muss einer individuellen Beratung vorbehalten bleiben, die die vorliegenden Gegebenheiten im Detail berücksichtigt.

Betriebliche Altersvorsorge

Beiträge des Arbeitgebers aus dem ersten Dienstverhältnis zum Aufbau einer betrieblichen Altersvorsorge (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds)

Sachbezug

Sachbezüge, also Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge), sind steuerfrei, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Hierzu zählen zum Beispiel Tank-, Frisör- und Warengutscheine, jedoch nicht mehr das Jobticket.

Aufmerksamkeiten

Dies sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60,00 € brutto, die dem Arbeitnehmer aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag, Jubiläum) zugewendet werden.

Fahrtkostenersatz und Job-Ticket

Für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe der Werbungskosten (§ 9 (1) Nr. 4 EStG) kommt eine vergünstigte Erstattung in Frage, welche je nach Umständen steuerfrei, pauschal Versteuert oder steuerpflichtig erfolgen kann. Das Jobticket ist ab 2019 steuerfrei ohne dass die 44-Euro-Grenze für Sachbezüge siehe oben) davon berührt wird.

Telekommunikationsgeräte und Internet

Die Privatnutzung betrieblicher DV- und TK-Geräte nebst Zubehör (inkl. System- und Anwendungsprogrammen, die der AG auch in seinem Betrieb einsetzt) ist steuerfrei. Auch, die im Zusammenhang damit erbrachten Dienstleistungen sind steuerfrei.

Übereignung von DV-Geräten und Internet, sowie Zuschuss zur Internetnutzung

Derartige Leistungen können pauschal mit 25 % versteuert erfolgen.

Kindergartenzuschuss und Kinderbetreuung

Zusätzliche Arbeitgeberleistungen zur Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder des Arbeitnehmers im Kindergarten oder vergleichbaren Einrichtungen sind steuerfrei. Ebenso kurzfristige Betreuung bei Behinderung oder bis zum 14. Lebensjahr des Kindes aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen.

Erholungsbeihilfe

Zur Förderung und zum Erhalt der Gesundheit kann Arbeitnehmern eine Erholungsbeihilfe gewährt werden Je nach Fall kann diese mit 25 % pauschal versteuert werden, was zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit auslöst, wenn sie folgende Grenzen nicht übersteigt und in zeitlichem Zusammenhang mit dem vom Arbeitnehmer genommenen Urlaub, d.h. drei Monate vor oder nach dem genommenen Urlaub, steht: 156 € pro Jahr für den Arbeitnehmer, 104 € pro Jahr für den Ehepartner, 52 € pro Jahr pro Kind. Bei Kuren oder Berufskrankheit können steuerfreie Beihilfen möglich sein.

Gesundheitsförderung

Zur Gesundheitsförderung können bis zu 500 € pro Kalenderjahr steuerfrei übernommen werden. Die Leistungen müssen hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen. (Krankenkassen-Zertifikat)

Fahrrad/E-Bike/Elektroauto

Steuerfrei ist die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug (unter 25 km/h) ist, welches ab 2019 angeschafft wird. Für gleiche Räder über 25 km/h gilt die 1%-Regelung mit 50% der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis), wie auch bei Elektroautos.

Verpflegungsmehraufwand

Die Erstattungen für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand bei beruflich veranlasster Abwesenheit ist steuerfrei. Die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten können ohne Begrenzung vom Arbeitgeber ersetzt werden. Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten die bekannten Pauschalen. Sollten die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt werden, verbleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung. Einzige Ausnahme: Übernachtungspauschalen können zwar vom Arbeitgeber gezahlt werden, nicht jedoch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Zuschläge für Sonntag-, Feiertag- und Nachtarbeit

Diese „SFN-Zuschläge“ sind steuerfrei soweit sie die Zuschlagssätze des § 3b EStG nicht überschreiten. Vereinfacht: Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 %, an einigen Tagen 150 %.

Doppelte Haushaltsführung

Kosten einer Zweitwohnung am Beschäftigungsort oder in dessen Nähe können, wenn sie beruflich bedingt sind und daneben ein eigener Hausstand besteht, steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Der Werbekostenabzug des Arbeitnehmers entfällt dabei.

Unterkunft und Wohnung

Je nachdem, ob eine Wohnung oder eine Unterkunft an den Arbeitnehmer unentgeltliche oder verbilligt überlassen wird, kann dies ggf. mit günstigen Sachbezugswerten berücksichtigt werden.

Ausnutzen des Rabattfreibetrags für Arbeitgeberprodukte

Mitarbeiterrabatte auf Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber herstellt, vertreibt oder erbringt, sind steuerlich durch einen Bewertungsabschlag von 4 %, sowie einem Rabattfreibetrag von 1.080 € begünstigt.

Restaurantschecks

Restaurant- oder Menüschecks und -gutscheine, wie auch Essensmarken, stellen einen Barzuschuss dar, der grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Die Lohnsteuer kann ggf. pauschaliert (25%) werden, worauf hin auch die Sozialversicherungspflicht entfällt. Hieran sind umfangreiche Bedingungen geknüpft.

Fortbildungskosten

Kosten für Fortbildung können, wenn sie das betriebliche Interesse betreffen, steuer- und sozialversicherungsfrei übernommen werden. An Zuschüssen zu Fortbildungen welche der Arbeitnehmer selbst beauftragt sind zusätzliche Bedingungen geknüpft.

Elektromobilität

Das kostenfreie Aufladen des Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs im Betrieb des Arbeitgebers ist steuerfrei. Ebenso können betriebliche Ladevorrichtungen an Beschäftigte überlassen werden, ohne dass dieser Vorteil versteuert werden muss. Übereignet der Arbeitgeber Ladevorrichtungen für die Nutzung außerhalb des Betriebes oder leistet Zuschüsse für den Erwerb und Nutzung von Ladevorrichtungen, kann dieser geldwerte Vorteil pauschal mit 25 % versteuert werden.