Die geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stehen als PDF-Datei zum Download bereit.

Das BMF-Schreiben ist vom Server des BMF entfernt worden. Hier kann es abgerufen werden und Sie lesen über die Gründe, warum es zurückgenommen wurde und welche Neuregelungen nun nicht mehr gelten.

Über die Gründe, warum der Rückzieher erfolgte wird spekuliert, dass es in den Neuregelungen zu viele „Ungereimtheiten“ gab. Lediglich welche GoBD zur Zeit gelten findet sich als Antwort des BMF:

Maßgeblich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014, veröffentlich im Bundessteuerblatt (BStBl) I 2014 S. 1450. Da weiterer Abstimmungsbedarf mit den Bundesländern besteht, wurde die im Juli auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen veröffentlichte Folgeversion der GoBD wieder entfernt.

Quelle: haufe.de

Welche Erleichterungen der GoBD entfallen wieder?

Besonders in Bezug auf digitale Belege, waren Neuregelungen enthalten, die Erleichterungen und Klarheit bei der Erfassung und Speicherung, besonders auch für die Buchhaltung kleinerer Unternehmen und bei Einnahmeüberschuss-Rechnung (EÜR) brachten. Folgende Neuregelungen sind betroffen und wieder entfallen.

Belegerfassung mit dem Handy

Die Regelungen für die Digitalisierung von Belegen waren dahingehend angepasst, dass Belege, die in Papierform empfangen wurden, nicht nur gescannt, sondern auch mit anderen Geräten wie z.B. Smartphones bildlich erfasst, also abfotografiert werden konnten. (Rz. 130).

Belegerfassung auch im Ausland mit dem Smartphone

Eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) war auch im Ausland möglich, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).

Verbringen der Ursprungsbelege ins Ausland

Erfolgte im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a Abgabenordnung (AO) genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wurde es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht wurden. Die bildliche Erfassung hatte zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen (Rz. 136).

Vernichtung von Papierdokumenten

Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 durften Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. (Rz. 140).

Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen, (Rz. 135). Als Erleichterung war in den folgenden Fällen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Weitere Änderungen

Die Neufassung der GoBD berücksichtigte auch die Neuregelung des § 146 Abs.1 Satz 1 AO zur Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahme bei Unzumutbarkeit (z. B. Rz. 39).

Ebenso enthielt das BMF-Schreiben Neuerungen zur Erfassung von EC-Karten-Umsätzen (Rz. 55) und zur Aufbewahrung identischer Mehrstücke von Buchungsbelegen (Rz. 75).

Auch Cloud-Computing fand in den zurückgezogenen GoBD Berücksichtigung. Es war klargestellt, dass zum DV-System zugehörige Teile diesem zugehörig gelten, unabhängig davon, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.

Links zu den Quellen

Das BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (2019/0592405), veröffentlicht am 18. Juli 2019 ist auf der Seite des BMF nicht mehr abrufbar. Unter folgendem Link steht es zur Verfügung.

Durch die Rücknahme des obigen BMF-Schreibens gilt derzeit weiterhin das BMF-Schreiben vom 14. November 2014, IV A 4 – S 0316/13/10003 (2014/0353090).